Leonie is onze facilitair professional en werkte de afgelopen twee jaar aan uiteenlopende huisvestingsprojecten. Denk aan interne verhuizingen, schuifplannen en de begeleiding van gebruikers. Voor organisaties als Zuyd Hogeschool, Envida en Sif Roermond hielp ze om complexe puzzels helder en werkbaar te maken. In deze blog deelt ze haar aanpak en haar belangrijkste inzichten.
Hoe ik te werk ga
Elk project begint met luisteren. Waar wil de organisatie naartoe? Wat is het doel van de herhuisvesting? Die ambitie vertaal ik naar een Programma van Eisen. Vervolgens stel ik gebruikersgroepen samen: medewerkers die de praktijk goed kennen en graag meedenken. Dat zijn vaak de kartrekkers – Mensen die verandering in beweging brengen.
Samen brengen we de huidige situatie in kaart. Wie werkt waar en welke activiteiten verrichten de medewerkers? Wie heeft een vaste plek nodig, en wie kan flexibel werken? Welke ruimtes zijn nodig, en in welke hoeveelheid? Met die input bepalen we welk type ruimtes je nodig hebt en bouwen we aan een nieuwe opstelling die werkt. Niet alleen op papier, maar vooral in de praktijk.
Van schuifplan tot verhuisdag
Ik werk graag visueel. Plattegronden, schuifplannen en kleurcodes maken het verhaal inzichtelijk voor iedereen. We presenteren de indeling aan het MT en de gebruikersgroepen. Daar ontstaat waardevolle input. Na de laatste aanpassingen wordt het plan definitief.
Daarna volgt de uitvoering. Samen met de verhuispartij kijk ik tot in detail wat blijft, wat weg kan en wat nieuw moet. Uiteraard hou ik hierbij rekening met circulair gebruik van meubiliar: hergebruiken en refurbishen pas ik aan aan de duurzaamheidsdoelen van de organisatie. Dat zorgt voor duidelijkheid én rust in de uitvoering.
Wat écht belangrijk is in huisvestingsprojecten:
- Goede communicatie. Laat tijdig weten wat gaat gebeuren en waarom.
- Juiste timing. Zorg dat de verhuizing het primaire proces niet in de weg zit.
- Nazorg. Blijf na de verhuizing zichtbaar en aanspreekbaar.
- Overzicht. Houd grip met actielijsten en een planning die past bij de organisatie.
- Samenwerking. Betrek andere afdelingen op tijd. En verbind de juiste mensen aan je plan.
Project in beeld: Envida
Bij Envida speelde een duidelijke huisvestingsvraag: hoe brengen we meerdere kleine wijkkantoren samen tot een aantal grotere regiolocaties? De ambitie was helder: efficiënter werken en meer verbinding tussen teams.
Ik ontwikkelde een schuifplan voor de nieuwe indeling en begeleidde het hele proces van inventarisatie tot uitvoering. Omdat vooraf al veel draagvlak was, konden we snel schakelen. En zodra mensen de verandering echt in werking zagen, groeide het enthousiasme nog meer. De nieuwe kantoren zijn inmiddels in gebruik en werken zoals bedoeld. Daar word ik blij van.
En als het opeens anders loopt?
Planningen schuiven. Prioriteiten veranderen. Dat hoort erbij. Mijn aanpak hierin:
- Blijf flexibel, maar verlies het doel niet uit het oog.
- Wees duidelijk over wat kan en wat niet.
- Houd communicatie simpel en direct.
- Check steeds opnieuw: klopt dit nog met wat we willen bereiken?
De toekomst wordt nog meer hybride
Organisaties blijven zoeken naar de beste manier van (samen)werken. Steeds vaker hybride, met minder vierkante meters. De eisen aan huisvesting veranderen mee. En onze rol als adviseur ook. Juist dat maakt dit werk zo interessant: de afwisseling, de mensen en plannen die écht werken.
Ook zo’n betrokken facilitaire professional nodig als Leonie? We denken graag met je mee.