Menig werkgever zit anno 2022 met de handen in het haar; sinds de corona crisis staan kantoren grotendeels leeg met onbemande werkplekken en de verwachting dat iedereen massaal weer naar kantoor zou gaan is niet uitgekomen. Hoe nu verder?
Grote verschillen
Voor de corona crisis waren de verschillen in beleid over thuiswerken groot. In corporate organisaties was thuiswerken vaak al gebruikelijk. Klanten en collega’s zaten bijvoorbeeld in het buitenland dus veel vergader- en persoonlijke IT faciliteiten waren hier al op ingericht. Op afstand met elkaar vergaderen was eerder regel dan uitzondering en MS teams stond bij iedereen op de laptop.
Aan de andere kant zagen we bedrijven waarbij juist thuiswerken de uitzondering was en van medewerkers verwacht werd dat ze bijvoorbeeld minimaal 80% van hun werktijd op kantoor waren. De redenen hiervoor? Elkaar (letterlijk) laagdrempelig kunnen bereiken, even snel wat afstemmen met je collega, het werken met specifieke applicaties waardoor beeldbellen niet mogelijk was (vaak het geval binnen de overheid) en niet te vergeten de manager die veel zicht had op de inzet, of beter gezegd fysieke aanwezigheid, van medewerkers.
Een nieuw tijdperk
Tijdens corona werd onder druk alles vloeibaar. Het bleek opeens heel goed mogelijk om allemaal, op enkele sectoren na, vanuit huis te werken. Grotere organisaties waren vaak al goed uitgerust en konden moeiteloos overschakelen en dezelfde faciliteiten blijven bieden als op kantoor. Het werk liep eigenlijk naadloos door. En ook de organisaties die voorheen niet stonden te popelen om hun medewerkers thuis te laten werken, schakelden in no-time over naar een nieuwe manier van werken.
Een nieuw tijdperk brak aan. Weg waren de kilometerslange files. Geen reistijd meer maar ’s ochtends in joggingpak achter de laptop. Tussendoor een wasje doen. En in plaats van eind van de werkdag weer in dezelfde file aan te sluiten om pas laat thuis te komen, was er genoeg tijd over om aandacht aan de kinderen te geven. Ook concentratiewerk kon, als je thuis een goede werkplek had, veel beter dan op kantoor.
De keerzijde
En ja, dit was allemaal zeer prettig, het gaf rust en ruimte. Maar er was ook een keerzijde. Naarmate de corona crisis langer duurde begon het gebrek aan ‘live’ interactie met collega’s veel mensen op te breken. De online vrijdagmiddagborrels en teams bingo’s waren een tijdje leuk maar er gaat toch niks boven een gezellige bedrijfsborrel in de kroeg of op kantoor. Daarnaast was de (thuis) omgeving vaak klein en kwamen de “muren op je af”. Zeker mensen met (jonge) kinderen kregen het voor de kiezen. Zelf werken én meester of juf moeten zijn en dat allemaal tegelijk was op z’n zachtst gezegd een flinke uitdaging. Veel mensen misten daardoor de afwisseling en de duidelijke scheiding tussen thuis en kantoor, tussen werk en privé.
De ideale combinatie
Je zou dus denken, de corona crisis is voorbij en iedereen rent weer massaal naar kantoor. Maar nee, dat is niet het geval. Toen uiteindelijk de lockdowns werden opgeheven bleken de voordelen van thuiswerken toch wel zwaarder te wegen in de keuzes die medewerkers maken. Op kantoor werken? Graag. Maar dan wel in combinatie met thuis. Voor velen de ideale combinatie. Het blijkt wel uit de cijfers: Veel bedrijven hebben te maken met piekopkomsten van 30 tot 50% en op de woensdagen en vrijdagen ligt dat zelfs tussen de 10 en 25%.
De consequentie: De beleving op veel kantoren is laag. Het is rustig en stil, collega’s vinden elkaar moeilijk en een dag op kantoor werken kan energie slurpen in plaats van energie opleveren. Waar is de vibe van voorheen gebleven waarin collega’s trakteerden, successen samen vierden en vriendschappen opbouwden? Met name bedrijven die nog niet in flexconcepten werkten, lopen hier hard tegenaan. Ieder heeft een eigen plek en het is niet gebruikelijk om bij elkaar te gaan zitten als het rustig is, omdat je dan op de plek van iemand anders zit. Je kunt je hierdoor verloren voelen in je eigen vertrouwde werkomgeving.
Durf te schrappen
Hoe combineren we nu het beste van twee werelden? Breng de gezelligheid terug op kantoor! Maak van je kantoor een fijne plek om te werken en om elkaar te ontmoeten. Dit bereik je niet met een enorm kantoor waarin maar 30% van je medewerkers aanwezig is. Durf te schrappen. Veel bedrijven zijn bang om het aantal bureaus echt te gaan reduceren of met meer collega’s te gaan delen. Men blijft soms vasthouden aan uitgangspunten dat iedereen 3 of meer dagen per week naar kantoor komt. Dat is niet zo. De verwachting is dat medewerkers een verhouding van ongeveer 50% thuis/50% kantoor ideaal blijven vinden. Breng mensen dus letterlijk dichter bij elkaar door meer mensen aan hetzelfde kantoor toe te wijzen. Pas de inrichting zo aan dat er ruimte is voor sociale interactie, samenwerking en merkbeleving. Want daarom komen mensen vooral naar kantoor: om elkaar te zien, samen te werken, te spreken en te voelen dat ze onderdeel zijn van de organisatie. Bied daarnaast ook mogelijkheden om te kunnen concentreren en te vergaderen. Dit betekent dus een andere verhouding tussen bureauwerkplekken en andere werkplekken.
En hoe voorkom je nu dat op dinsdag je kantoor overvol zit en er op woensdag niemand te bekennen is? Hier komt een belangrijke rol voor de leidinggevende om de hoek. Stem met de eigen en andere afdelingen goed af wanneer men gezamenlijk naar kantoor komt, maak een goede verdeling over de week. Op deze manier krijgen we weer levendige en fijne kantoorgebouwen. Waar fijn gewerkt én gesocialized kan worden. En winnen we het beste van twee werelden.
Zoek je hulp bij het managen van jouw werkplekomgeving? Neem dan contact met ons op, dan bekijken we samen hoe wij je kunnen ondersteunen.
