Mijn naam is Danielle Zemzem en ik werk sinds oktober 2023 bij Puur en Partners. Als "spin in het web" van de organisatie kreeg ik vorig jaar de taak om het certificeringsproces voor ISO 9001 te leiden. Het doel was om in 2025 gecertificeerd te zijn, en wat een reis was dat! In deze blog neem ik je mee.
ISO 9001 is een internationale norm voor kwaliteitsmanagement. Het zorgt ervoor dat onze interne processen op orde zijn, de kwaliteit continu verbetert en de continuïteit van de organisatie gewaarborgd is.
Voor een klein bedrijf als Puur en Partners is dit enorm belangrijk. Stel je voor dat iemand onverwachts uitvalt? Dan wil je dat het bedrijf gewoon door kan gaan. Alles moet op papier staan, zodat collega's zonder veel moeite het stuur kunnen overnemen. Het is een enorme professionaliseringsslag die we hiermee maken.
Stap 1: Voorbereiding en de juiste tools kiezen
Toen we besloten dat we wilden gaan voor ISO 9001, wisten we één ding zeker: dit moest goed aangepakt worden. We kozen voor VisionManager als onze ondersteunende tool. Dit systeem hielp ons om structuur aan te brengen en overzicht te houden. Tegelijkertijd vormden we een projectgroep en stelden we een heldere planning op. Voor mij was het belangrijk dat iedereen wist ‘waarom’ we dit deden. ISO is geen vinkje zetten, het gaat om kwaliteit en continu verbeteren.
Stap 2: Betrokkenheid creëren in het team
Eerlijk is eerlijk: niet iedereen stond te juichen bij de gedachte aan extra werk naast de dagelijkse taken. Toch werd het enthousiasme steeds groter. We betrekken bij alle projecten graag het hele team, dus dat deden we ook nu. Door goed uit te leggen wat het doel was en samen successen te vieren, groeide het draagvlak. Want uiteindelijk gaat ISO over slimmer, efficiënter én prettiger samenwerken.
Stap 3: Processen beschrijven en structuur aanbrengen
We zijn praktisch ingesteld, dus we pakten dit hands-on aan. Processen werden beschreven, klanttevredenheidsonderzoeken opgezet en leveranciersbeoordelingen ingevoerd. Ook brachten we twee vestigingen samen tot één werkwijze. Dat was pittig, maar ook precies de reden waarom ISO zo waardevol is: het brengt helderheid en eenduidigheid.
Het was geen gemakkelijke taak. Veel leeswerk, droge kost, processen beschrijven en vanaf nul beginnen. We moesten met twee vestigingen één werkwijze bepalen, wat soms een uitdaging was. Af en toe de noodklok luiden (ook richting directie) was nodig om uiteindelijk het gewenste resultaat te behalen. Het gestructureerd opstellen van alle processen en het bewaken van deadlines was ook een obstakel. Je kunt je voorstellen dat het management andere zaken op de prioriteitenlijst heeft staan dan stukken schrijven voor ISO en het ondergaan van interen audits. Maar met een flinke dosis doorzettingsvermogen en daadkracht hebben we deze uitdagingen overwonnen.
De audit voelde als een soort eindexamen. We hadden eerst een nulmeting bij de start van het traject, daarna een voor-certificering tussentijds en uiteindelijk drie maanden later de officiële audit. De officiële audit verliep op rolletjes, al zeg ik het zelf. De auditor was toegankelijk, relaxed en stelde iedereen op zijn gemak. “Ik ben hier niet om jullie persoonlijk te beoordelen, dus wees gerust!”
Toen officieel het ISO 9001-certificaat in de digitale brievenbus viel (want duurzaam), was dat echt een feestje. De kurk ging eraf, de vlag ging uit. Successen moet je immers samen vieren.
ISO 9001 is geen eindpunt, maar een vertrekpunt. We hebben een jaarplanning voor interne audits en blijven continu verbeteren. Wat ik het mooist vind? Dat we als organisatie sterker zijn geworden. En dat merken niet alleen wij, maar ook onze klanten en partners.
Sta jij aan het begin van een ISO-traject? Of wil je weten hoe je jouw organisatie toekomstbestendig maakt met kwaliteitsmanagement? Ik denk graag met je mee. Neem gerust contact met ons op.
