Onze facilitair projectmanager Wendy werkt al jaren in het facilitaire werkveld. In haar meest recente opdracht bij Circle Infra Partners bracht ze structuur, verbeterde ze processen en professionaliseerde ze de dienstverlening. In deze blog deelt ze haar aanpak, inzichten en wat een interim facilitair professional nodig heeft om het verschil te maken.
Hoe ik structuur bracht in een team dat in beweging was
Wat me aansprak in mijn laatste opdracht? Er speelde veel tegelijk. Een team in verandering en de wens om de afdeling verder te professionaliseren. Dat vraagt om overzicht, flexibiliteit en snel schakelen. Adviseren, aansturen en soms ook gewoon doen.
Mijn rol was vooral tactisch. Ik keek vooruit, bracht structuur aan samen met het team, en zorgde dat de dagelijkse operatie doorliep. Geen groot plan op papier, maar praktische stappen die direct effect hebben.
Wat is tactisch facilitair management?
Tactisch facilitair management zit tussen strategie en uitvoering. Het vertaalt beleid naar plannen die op de middellange termijn werken. Je werkt aan systemen, processen, afspraken. Je stuurt bij als het nodig is, maar houdt steeds het grotere geheel in beeld.
De drie onderwerpen waar ik meteen op heb ingezet
In deze opdracht draaide het om drie belangrijke doelen:
- De operatie borgen, ondanks personele wisselingen.
- De afdeling verbeteren, door processen te structureren en systemen beter te benutten.
- De dienstverlening uitbreiden, afgestemd op de groei van de organisatie.
Zo hou ik overzicht en blijf ik wendbaar
Ik werk graag met vaste overlegmomenten: een maandelijkse projectmeeting, tweewekelijkse bila’s en dagelijkse korte afstemming intern. Zo houd je vaart in je werk en voorkom je dat kleine issues grote obstakels worden.
Daarnaast houd ik de lijntjes kort met andere afdelingen. Denk aan inkoop, finance en IT. Die samenwerking is essentieel om echt stappen te maken. Goede afstemming voorkomt gedoe.
Processen verbeteren? Begin bij je systemen en leveranciers
Samen met het team en andere stakeholders hebben we veel aandacht besteed aan leveranciersmanagement. Zijn afspraken compleet? Worden ze nageleefd? Kunnen we strategischer samenwerken?
Ook zijn we bestaande systemen beter gaan gebruiken. Dat levert overzicht op, maakt processen efficiënter en helpt ons om beter te sturen op kwaliteit én kosten.
Welke resultaten we hebben behaald
Wat we samen bereikt hebben? De basis staat en is verder geprofessionaliseerd. De bezetting is op orde, systemen worden actiever gebruikt, leveranciers zijn aangescherpt. Er is meer rust in het team en ruimte om vooruit te kijken. Er ligt een goed plan klaar voor toekomstige ontwikkelingen.
Sommige verbeteringen zie je direct. Andere voel je pas later. Maar alles wat je neerzet, draagt bij aan het grotere geheel.
Wat je moet kunnen om als interim manager verschil te maken
Als interim moet je snel schakelen. Flexibel zijn, maar ook stevig staan. Je komt ergens binnen, pakt het op, bouwt relaties op, zonder lange inwerktijd. Je moet zelfstandig zijn en jezelf kunnen sturen.
Tegelijkertijd moet je meebewegen. Cultuur snappen. Mensen meekrijgen. En resultaat boeken, zonder alle knoppen in handen te hebben.
Zo haal je als organisatie het meeste uit een interim professional
Mijn tip aan organisaties? Geef je interim professional duidelijke doelen, maar ook ruimte en vertrouwen. Zorg voor goede onboarding en blijf in gesprek. Dan haal je het meeste uit een tijdelijke rol en bouw je aan iets dat blijft.
Zoek je een ervaren facilitair professional die meteen van waarde is? We denken graag met je mee.