Bart over IFM op meerdere locaties: één contract betekent niet één aanpak
Leestijd: 4 minuten
Samenvatting
Eén IFM-partij voor meerdere locaties zorgt voor uniformiteit, maar niet iedere locatie heeft hetzelfde nodig. Facilitair professional Bart Knarren kijkt daarom op twee niveaus tegelijk: het hele portfolio en de afzonderlijke locatie. Door per locatie prestaties en behoeften inzichtelijk te maken, stuur je gerichter op je IFM-partij en op de kwaliteit die je als organisatie wilt bereiken.
Steeds meer organisaties kiezen voor één partij voor de integrale facilitaire dienstverlening op al hun locaties. Dat geeft overzicht, één aanspreekpunt en heldere afspraken. Toch merkt Bart in de praktijk dat één contract niet automatisch één aanpak betekent. Als facilitair professional helpt hij organisaties om grip te krijgen op hun IFM-partij, zonder de praktijk op locatie uit het oog te verliezen. In deze blog deelt hij zijn belangrijkste inzichten.
Uniform waar het kan
Uniformiteit heeft echte voordelen. Je werkt met dezelfde processen, dezelfde afspraken en dezelfde manier van rapporteren. Dat maakt vergelijken makkelijker en het contractmanagement overzichtelijker. Je hoeft niet per locatie het wiel opnieuw uit te vinden.
Maar uniformiteit is een middel, geen doel. Het doel is dat de dienstverlening op iedere locatie goed werkt voor de mensen die er dagelijks gebruik van maken.
Elke locatie is anders
Geen twee locaties zijn hetzelfde. Ik kijk altijd naar vier dingen die direct invloed hebben op wat er facilitair nodig is:
- Gebouw: leeftijd, indeling, installaties en hoe intensief het gebouw onderhoud vraagt.
- Gebruik: kantoor, productie, zorg of onderwijs. En wordt een locatie elke dag volledig gebruikt of vooral op piekmomenten?
- Gebruikers: medewerkers, bezoekers, patiënten of studenten. Ieder heeft andere verwachtingen.
- Lokale behoeften: openingstijden, bereikbaarheid, beveiliging of specifieke wensen die horen bij die ene plek.
Wie alleen stuurt op één uniforme werkwijze, mist al snel wat er lokaal écht speelt. Dan klopt het rapport, maar is de gebruiker niet tevreden.
Twee niveaus tegelijk: portfolio én locatie
Daarom kijk ik naar het totaal én naar de afzonderlijke locaties. Twee vragen staan daarbij centraal:
- Waar kun je uniformeren? Denk aan processen, afspraken, rapportages en KPI's die voor alle locaties hetzelfde kunnen zijn.
- Waar is ruimte nodig voor een andere invulling? Bijvoorbeeld in schoonmaakfrequenties, openingstijden van de receptie of het serviceniveau op een drukke locatie.
Het antwoord op die vragen vormt een basis die overal gelijk is, met per locatie de ruimte om af te wijken waar dat nodig is. Zo houd je het overzicht, zonder dat de praktijk eronder lijdt.
Sturen op kwaliteit, niet alleen op het contract
Door prestaties en behoeften per locatie inzichtelijk te maken, kun je veel gerichter sturen op je IFM-partij. Niet alleen op wat contractueel is afgesproken, maar vooral op de kwaliteit en het resultaat dat je als organisatie wilt bereiken.
Dat maakt het gesprek met je IFM-partij ook beter. Je praat niet meer over gemiddelden, maar over concrete locaties en concrete verbeterpunten. Zo ontstaat grip over het hele portfolio.
5 vragen die je jezelf vandaag al kunt stellen
- Weet ik per locatie hoe de dienstverlening presteert? Of zie ik alleen het totaalgemiddelde?
- Passen onze KPI's bij elke locatie? Een KPI die op de ene plek werkt, meet op een andere plek soms de verkeerde dingen.
- Wat vinden de gebruikers op locatie? Vraag het aan de mensen die er elke dag werken.
- Waar wijken we bewust af van de standaard? En is dat ook vastgelegd in de afspraken met de IFM-partij?
- Sturen we op resultaat of op uitvoering? Het gaat om wat de dienstverlening oplevert, niet alleen om wat er gedaan is.
Barts drijfveer: overzicht houden en vraagstukken oplossen
Bart is een praktische doener die graag de regie neemt en het eindresultaat bewaakt. Ook als er veel tegelijk speelt, houdt hij rustig het overzicht. “Afwisseling, dynamiek en het oplossen van vraagstukken voor klanten, daar word ik blij van.” Juist bij organisaties met meerdere locaties komt dat samen.