Het beeld van die remote werkplek hoeven we niet meer te schetsen. Dat ken je ondertussen door en door. Met het thuiswerken nu al meer dan een jaar als de geaccepteerde werkwijze, komen we heel langzaam in de buurt van een nieuw ‘nieuw normaal’. Want hoe gaan we werken als de kantoren straks weer heropenen? Hoe ziet het kantoor er dan eigenlijk uit? Hoeveel werkplekken zijn er dan nog? Allemaal vragen die je meeneemt in je post-covid werkplekinrichting. Wij schetsen een aantal stappen die je doorloopt om te komen tot een nieuw werkend concept.
Wanneer gaan we naar het kantoor?
Als iedereen weer naar het kantoor mag en kan, verwachten we een hele hoge ‘kantoorpiek’. Logisch ook, iedereen wil er toch echt even uit. Deze piek zal echter daarna vrij snel afzwakken. De ‘nieuwe’ behoefte van jouw medewerkers is dan de basis van je nieuwe werkplekinrichting. De wereldwijde verwachting is dat tussen de 30 en 50 procent van de mensen gedeeltelijk vanuit thuis blijft werken na de coronacrisis. Van belang is dat je voor jouw organisatie in kaart brengt hoeveel medewerkers weer op kantoor komen werken. Per afdeling zal dit verschillend zijn. Productieafdelingen hebben bijvoorbeeld een fysieke werkplek nodig, terwijl operationele afdelingen veel meer remote kunnen werken. Wel hebben zij weer meer behoefte aan een plek om fysiek te overleggen en te brainstormen.
Kijken naar de rest van de wereld
Brisbane, in Australië, is alweer volledig ‘back to the office’. Hoe ontwikkelt het gedrag zich in dit vergelijkbare Westerse land? Naast een intern onderzoek naar het verwachte gedrag en de wensen van jouw medewerkers, is het heel zinvol om een literatuuronderzoek uit te voeren naar hoe het in de rest van de wereld verloopt bij gelijksoortige bedrijven.
Welke werkzaamheden gaan we uitvoeren?
Naast de vraag ‘wanneer’ we op kantoor gaan werken, is het belangrijk te onderzoeken welk doel het kantoor nog dient. Welke type werkzaamheden gaan jouw medewerkers uitvoeren? Het kan zijn dat het gefocust en geconcentreerd werken liever vanuit thuis wordt gedaan. Voor de sociale interactie, het samenwerken en het brainstormen komen de mensen dan naar kantoor. Hier zijn vervolgens ook verschillen in. Je hebt de informele interne meetings, formele meetings in een vergaderzaal en de hybride meetings met fysieke personen én personen die inbellen. Als je dus inzicht hebt in wanneer jouw mensen naar kantoor komen en welke type werkzaamheden ze dan gaan uitvoeren, kun je hier een werkplekconcept omheen bouwen.
Creëren van keuzevrijheid
De ene keer wil je graag even in een apart zitje met een directe collega een klein overleg plegen, de andere keer drink je met een externe bezoeker een kop koffie bij de koffiebar om zaken door te spreken. Bij elke type kantooractiviteit, van meeting tot sociale interactie, is een werkplekvorm te creëren. Jouw medewerkers verkrijgen een grote keuze aan werksferen en type werkgelegenheden, zodat iedereen datgene vindt dat bij hem of haar past op dat ene moment. Hiermee wordt het kantoor een plek waar je graag wil zijn voor interactie.
Hoe gaan we het faciliteren?
Als duidelijk is hoe het werkgedrag van jouw medewerkers eruit gaat zien en hier verschillende werkplekvormen voor zijn ontwikkeld, komt de meest belangrijke taak: het change management. Want hoeveel van elk type werkplekken ga je feitelijk creëren voor jouw mensen?
Nu heb je misschien een afdeling van twintig mensen en twintig bureaus. In de nieuwe situatie komen die twintig mensen niet meer gelijktijdig naar kantoor (of gebeurt dit incidenteel). Je dient dus niet meer in ‘hokjes’ te denken, maar juist in zones. Zo kun je bijvoorbeeld een ‘neighbourhood’ creëren, waarin vergelijkbare afdelingen (denk aan IT en Facilities) samen vijftig werkplekken gaan delen. Zo verkrijg je een zone met allerlei type werkplekken die faciliterend zijn aan een groep gelijkgestemde medewerkers. Onderling worden dan afspraken gemaakt hoe deze werkplekken worden gebruikt. Want uiteraard wil iedereen dan graag op de dinsdag en donderdag naar kantoor, met als gevolg een te druk kantoor met te weinig plekken. De overeenstemming, het nieuwe vlekkenplan en de spaceplanning is hierin dan heel belangrijk.
Minder vierkante meters, hogere bezettingsgraad
Voor COVID-19 had een kantoor vaak maar een bezettingsgraad van rond de 60 tot 70 procent en op de vrijdagen nog veel lager. In de post-covid werkplekinrichting moet je echter rekening houden met het feit dat de totale bezettingsgraad hoger zal worden. Je gaat namelijk voor hetzelfde aantal medewerkers veel minder vierkante meters faciliteren. Deze hogere bezettingsgraad heeft voor allerlei zaken gevolgen. Dit dien je dus integraal in je nieuwe werkplekconcept mee te nemen.
Realtime overzicht van werkplekken
Het helpt als je een realtime zicht hebt op de bezetting van alle werkplekken in een dashboard. Dit kan sensor-based, maar ook volgens boekingen. Hierdoor verkrijg je duidelijk inzicht in het werkplekgebruik in pieken en dalen. Als het gevoel bestaat dat het (te) druk is, dan kun je goed advies geven over waar in het kantoor het normaliter minder drukbezet is.
Als adviespartner in (her)huisvesting creëren wij momenteel post-covid werkplekconcepten voor verschillende organisaties. Ben je op zoek naar visie of hulp bij het proces van jouw nieuwe werkplekinrichting? Wij staan voor jou klaar. Neem contact met ons op!
