Sta je op het punt om met jouw organisatie te verhuizen? Dat kan een enorme klus zijn! Gelukkig is Puur en Partners gespecialiseerd in het begeleiden van herhuisvestingsprojecten. Wij zorgen ervoor dat alles vlot en georganiseerd verloopt, zodat jij en je medewerkers zorgeloos kunnen verhuizen.
Herhuisvesting is het proces waarbij een organisatie verhuist naar een nieuwe locatie, wat vaak een ingrijpende verandering met zich meebrengt voor zowel de infrastructuur als voor de medewerkers zelf. Dit omvat alles van het plannen en organiseren van de verhuizing, het aanpassen van facilitaire diensten en IT-infrastructuur, tot het waarborgen van een soepele overgang en continuïteit van de bedrijfsvoering. Het doel is om de nieuwe werkomgeving optimaal in te richten en de impact op de dagelijkse werkzaamheden zo minimaal mogelijk te houden, zodat medewerkers zich snel thuis voelen op de nieuwe plek.
We beginnen met het vaststellen van de projectscope. Verhuis je alleen een afdeling intern of verhuist het hele bedrijf naar een nieuwe locatie? Puur en Partners gebruikt een uitgebreide checklist met meer dan 300 aandachtspunten. Denk daarbij aan interne en externe communicatie, lopende contracten, het meubelplan inclusief het duurzaamheidsaspect en alle mogelijke veranderingen op het gebied van werkomgeving, ICT, huisstijl, facilitaire diensten en gedragsverandering.
De bekende 80/20-regel
Herhuisvesting komt niet vaak voor: het is eerder iets incidenteels dan een regelmatig terugkerend proces. Binnen een organisatie neemt de hoeveelheid spullen echter steeds meer toe. Daarom is de overgang naar een nieuwe werkomgeving een complexe gebeurtenis die een grondige voorbereiding vraagt. Het herhuisvesten zelf bestaat in feite voor 80% uit voorbereiding en slechts 20% uit daadwerkelijke uitvoering.
We starten met een inventariserend gesprek met de opdrachtgever om de belangrijkste aspecten te bespreken, zoals:
- Is er al een nieuwe locatie en een verhuisdatum?
- Moet de huidige locatie worden opgeleverd en wat gebeurt er met de inboedel?
- Welke interne teams zijn betrokken (ICT, Facilitair, Inkoop, Communicatie)?
- Gaat er in de nieuwe locatie op eenzelfde manier gewerkt worden of is het inrichtingsconcept veranderd. En in hoeverre is dit al bekend bij medewerkers en wat betekent dit concreet voor hun werkomgeving?
- Welke facilitaire diensten moeten worden aangepast of opnieuw ingekocht?
- Is er een projectgroep (en eventueel stuurgroep) om de ingebruikname van de nieuwe locatie te organiseren?
Op basis van deze informatie maken we een huisvestingsplan met een planning en taakverdeling.
Je kan feitelijk alleen goed verhuizen als je weet wat je hebt. Het ontwerp geeft aan welke nieuwe items moeten worden aangeschaft. Daarnaast laat het ontwerp zien welke bestaande items hergebruikt zullen worden in de nieuwe kantooromgeving. Maak dit helder zichtbaar, want het vormt de basis voor de verhuizing. Deze inventarisatie geeft ook inzicht in wat er overblijft. Denk alvast na over de bestemming van deze items. Worden ze verkocht, gedoneerd aan medewerkers, of geschonken aan verenigingen en stichtingen in de omgeving?
Naast het verhuizen van inventaris en overige zaken zal er veel meer aan verandering onderhevig zijn. Denk daarbij aan adreswijzigingen doorvoeren bij diverse instanties, het aanpassen van de huisstijl, het opzeggen van abonnementen, het aanpassen van diverse contracten. Wat moet er allemaal worden aangepast in de facilitaire dienstverlening? Door dit goed in kaart te brengen in een vroeg stadium bereik je een beheersbaar project en is alles goed planbaar.
Een nieuw werkconcept kan leiden tot nieuwe processen en werkwijzen. Denk aan het ontvangen van gasten of goederen op de nieuwe locatie. Communiceer deze veranderingen duidelijk met de medewerkers en bepaal gezamenlijk wat er nodig is voor een succesvolle herhuisvesting. Niet alleen communicatie, maar ook verandermanagement en verwachtingsmanagament is van cruciaal belang voor implementatie van een andere manier van werken.
Welke aspecten zijn cruciaal tijdens de verhuizing? Denk aan kritieke processen binnen jouw organisatie en bepaal de meest geschikte tijd voor de verhuizing. Overweeg of de verhuizing doordeweeks of in het weekend plaatsvindt en wie er nodig is tijdens de verhuizing.
Naast een verhuisbedrijf zijn er andere leveranciers betrokken, zoals ICT-leveranciers, schoonmaakdiensten, catering, meubilairleveranciers en meer. Vrijwel alle contracten rondom gebouw en inrichting zal iets mee moeten gebeuren en worden aangepast of vervangen voor een andere leverancier. De inkoop hiervan zal op een zodanige wijze dienen te worden uitgevoerd dat het een duurzaam langdurig karakter heeft na de verhuizing en rust geeft in de beheersituatie die daarna weer terug keert.
Nu je weet wanneer de verhuizing plaatsvindt, wie er betrokken zijn en wat de planning is, stel je een gedetailleerd verhuisplan op. De kernpunten hierbij zijn bereikbaarheid, effectieve communicatie en nauwkeurige verhuisplanning.
Met de definitieve indelingstekeningen weet je precies waar elk item geplaatst moet worden. Bespreek met het verhuisbedrijf welke stickers worden gebruikt. Maak in een 'van-naar lijst' duidelijk welke sticker aan welk item moet worden toegekend.
Communicatie en verwachtingsmanagement zijn cruciaal bij een verhuizing. Stel een communicatieplan op om duidelijk te maken wat, wanneer en hoe er gecommuniceerd wordt. Zorg ervoor dat medewerkers weten hoe ze moeten inpakken en dat externe partijen goed geïnformeerd zijn.
De start van de verhuizing is eindelijk aangebroken. Alle items zijn voorzien van stickers, en het tijdschema is duidelijk. Op de nieuwe locatie hangt per ruimte een overzichtelijke indelingstekening, zodat iedereen weet waar alles moet komen. Na een laatste inspectie met de voorman en het regelen van aanspreekpunten op elke locatie voor het verhuisbedrijf en andere leveranciers, is iedereen goed geïnstrueerd. Nu is het tijd om de laatste inspanningen te leveren en te zien hoe maanden, misschien wel jaren, van voorbereiding zich onder je eigen ogen ontvouwen van 2D-tekeningen tot 3D-realiteit.
De eerste dagen in de nieuwe werkomgeving kunnen wat chaotisch zijn. In de eerste dagen zal misschien niet alles vlekkeloos verlopen. Misschien werken niet alle zaken op de nieuwe locatie zoals verwacht, of is iets zoekgeraakt of beschadigd. Dit hoort erbij. Zorg voor een goed ingericht proces, zodat je collega's met dergelijke zaken weten waar ze terecht kunnen. Bovenal: geniet van wat jij en je team hebben bereikt - een prachtige nieuwe werkomgeving!
Een verhuizing is, zoals je leest, niet een klus wat je er als facilitair manager of vanuit de facilitaire dienst even bij of naast doet. Wij nemen je graa deze werkzaamheden uit handen, zodat jij je kan focussen op andere werkzaamheden. Met Puur en Partners verloopt de herhuisvesting soepel en georganiseerd. Wij zorgen ervoor dat de overgang naar de nieuwe locatie zo prettig mogelijk verloopt, zodat jij en je team zich snel thuis voelen op de nieuwe plek.
Ben je nog niet zo ver en sta je op het punt om je huisvesting te heroverwegen? Schakel Puur en Partners vroegtijdig in om deskundig advies te krijgen zodat jij weloverwogen beslissingen kan nemen. Bezoek puurpartners.nl/huisvestingsadvies voor meer informatie.
Ontvang onze PDF leaflet:
Ook voor facilitair advies en advies over werkplekconcepten schakel je ons in: