Opereren in de anderhalve meter-economie, omgaan met het ‘nieuwe normaal’, hoesten in de elleboog, handen zoveel mogelijk wassen en anderhalve meter afstand houden: Uitingen die afgelopen weken zo goed als ‘normaal’ zijn geworden voor ons. Het moment komt steeds dichterbij dat we de ‘anderhalve meter-regel’ in de praktijk moeten gaan brengen op de werk- of leeromgeving. Een goede voorbereiding op de nieuwe werkelijkheid zorgt ervoor dat jouw organisatie straks op een verantwoorde en veilige wijze weer kan openen. Vier punten die je zeker moet meenemen in de basis van de nieuwe werkomgeving:
Uit onderzoek van Colliers International blijkt dat van de twee miljoen beschikbare werkplekken in Nederland straks 60% tijdelijk haar functie verliest, als waarborging van de anderhalve meter afstand. Mensen kunnen niet meer naast of tegenover elkaar zitten en er moet voldoende afstand tussen de werkplekken worden gehandhaafd. Ook flexplekken zijn minder beschikbaar door de grotere risico’s in hygiëne. Dit betekent dat jouw kantoor volledig anders ingedeeld dient te worden en dat de bezettingsgraad van bureaus flink lager zal liggen.
Uit recent brancheonderzoek van Twynstra Gudde komt ook naar voren dat medewerkers ‘doelmatigheid’ nummer één prioriteit vinden als functie van een werkplek. Men wil efficiënter en effectiever werken en de werkomgeving dient hieraan bij te dragen. Vaker dan eerst zal nu het thuiswerken worden verkozen boven het werken op kantoor. Is er bijvoorbeeld al eens nagedacht over speciale concentratie- en belplekken in jouw gebouw? Zijn er vergaderruimtes aanwezig waar iedereen voldoende afstand kan houden en waar een scherm aanwezig is, zodat mensen kunnen inbellen vanuit thuis? Op welke wijze faciliteer je een arbotechnische thuiswerkplek voor jouw medewerkers?
Wij zijn een meedenkende en uitvoerende partner voor organisaties als het gaat om de nieuwe werkplekinrichting. We denken mee over alle protocollen, helpen ze mee opstellen en ondersteunen vervolgens om deze ook goed en snel in praktijk te brengen. Ook zijn we een verbindende schakel tussen verschillende partijen. Zo werken wij samen met leveranciers die ‘second life’ kantoormeubilair kunnen leveren voor alle thuiswerkplekken in jouw organisatie. Wij denken mee en voeren uit op de korte en lange termijn.
Het is duidelijk dat het openen van kantoren en scholen druk geeft op het verkeer en het openbaar vervoer. Carpoolen is niet meer mogelijk met meer bezette parkeerplaatsen bij het gebouw als gevolg. Opstellen van een duidelijk plan in de kantoorbezetting is hierbij van belang. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om teams in shifts te laten werken en om de openingstijden van het kantoor te verruimen. Dit om de mobiliteit te drukken en de afstand tussen jouw medewerkers te bewaren. Maar hoe borg je vervolgens de BHV? Hoe meet je de aanwezigen in jouw kantoorpand zonder in te perken op de AVG-wetgeving?
Ook de richtlijnen rondom de veiligheid en hygiëne van medewerkers en bezoekers moet worden aangescherpt. Alle maatregelen vanuit het kabinet dienen te worden vertaald in afspraken die voor iedereen werkt. En nog belangrijker: waar elke medewerker zich veilig bij voelt. Denk bijvoorbeeld aan het aanpassen van het routeplan in het kantoor, maar ook aan het voeren van een clean desk policy of het uitdelen van papieren placemats voor bureaus.
Bij huisvestingsprojecten werken wij standaard met onze uitgebreid ontwikkelde checklist, waarin we alle voorbereidende zaken in het proces afvinken bij het voltooien ervan. Deze ‘(her)huisvesting’ checklist hebben wij omgevormd tot een volledige checklist voor de anderhalve-meter werkomgeving. Alle zaken, van nieuwe routeplannen tot aangescherpte hygiënevoorschriften, staan hierin vermeld. Deze checklist is een controle. Als betrokken partner helpen we organisaties alle zaken adequaat te implementeren in de omgeving, waarbij we kijken wat goed praktisch werkt en wat juist niet.
De verhoogde hygiëne in kantoren zal ook zorgen voor een hogere productie van afval. Denk aan gebruikte plastic handschoenen, mondkapjes, schoonmaakmiddelen en plastic verpakkingen. Hoe handhaaf je de hygiëne in jouw kantoor zonder afbreuk te doen aan de duurzaamheid? Hoe voer je alle regels uit met een duurzame aanpak?
Onze dienstverlening is onlosmakelijk verbonden met duurzaamheid. Processen richten we standaard lean in en circulaire oplossingen nemen we mee bij het ontwerp van werkplekken, ook in de anderhalve meter-economie. De ‘nieuwe’ hygiëne maatregelen betrekken wij automatisch in onze duurzame aanpak bij organisaties. Hierbij stellen we altijd de veiligheid en gezondheid van de mensen centraal.
Waarmee je nog het meeste rekening dient te houden in de nieuwe werkomgeving? Jouw mensen. Zij zullen straks de switch maken van thuis naar een geheel aangepast kantoor, waarin gepresteerd gaat worden volgens strikte regels. Zijn jouw medewerkers straks volledig op de hoogte van alle voorschriften en plannen? Gaan ze gebruikmaken van de aangepaste faciliteiten? Houden ze zich aan de anderhalve-metervoorschriften? Kortom, gaat jouw vernieuwde en doordachte indeling ook werken in de praktijk?
Workplace nudging is een methodiek die wij toepassen bij herhuisvestingsmanagement en workplace management. Je wilt medewerkers stimuleren om ‘nieuwe’ gedragspatronen te creëren die zorgen voor een optimaal gebruik van de aangepaste werkomgeving. Door het inzetten van (digitale) werkgroepen met stakeholders uit de hele organisatie trachten we te komen tot gezamenlijke uitvoerbare oplossingen. Wij leiden dit proces en zorgen ervoor dat er bij opening van het kantoor een uitgewerkt plan ligt, waarin een gangbaar compromis is gevonden van handhaving, jouw mensen in de organisatie en de werkelijke praktijk.
Bundelen van krachten in #samensterkFM
Met nog ruim dertig andere facilitaire partners zijn wij het initiatief #samensterkFM gestart. Doel hiervan is om samen dilemma’s op te lossen en deze kennis te delen met alle professionals in het werkveld. Wij willen Nederland op een veilige én effectieve manier weer aan het werk krijgen op kantoor. Dit initiatief is niet van korte duur, maar richt zich op de lange termijn. We zullen namelijk voor nog veel meer kritische vraagstukken komen te staan in de komende periode.
Aanstaande 15 mei organiseert #samensterkFM een online hackathon, waarbij we de eerste korte termijn dilemma’s naar oplossingen gaan brengen. Met onze partners en iedereen die hierbij een steentje wil bijdragen met zijn of haar eigen kennis.
Wil jij bij deze online hackaton aanwezig zijn of wil je met Puur en Partners sparren over jouw anderhalve meter-werkomgeving? Neem dan contact met ons op. Wij staan voor je klaar.
