Facilitair contractmanagement is voor veel organisaties een ondergeschoven kindje. ‘We doen het er wel even bij’, wordt vaak gedacht. Dit is in de meeste gevallen niet de beste oplossing. Bij een goed ingericht contractmanagement bespaar je namelijk geld, tijd én grote ergernis bij collega`s en de gebruikers van de diensten en producten.
Het inkopen van een facilitair contract is veelomvattend. Daarom nemen onze Young Facilitair Professional Youri en Senior Facilitair Manager Ernst-Jan je mee in de belangrijkste onderdelen van contractmanagement:
Het opstellen van een duidelijke uitvraag
Voor het afsluiten en inrichten van een contract werk je allereerst in een projectteam. Dit team zal veelal bestaan uit verschillende vakdisciplines. Denk aan een inkoper, contractmanager, product- en/of dienstexpert, juridisch adviseur, financieel adviseur én de belangrijkste die vaak vergeten wordt: de eindgebruiker. Nadat alle behoeftes inzichtelijk zijn, kan de uitvraag van het contract worden opgesteld. Een duidelijk geformuleerde uitvraag draagt bij aan een compleet voorstel vanuit de (potentiële) leveranciers. Dit biedt tevens de mogelijkheid om de voorstellen goed te kunnen vergelijken.
Inzicht in looptijd van contracten met een dashboard
Contracten hebben een looptijd, meestal drie of vijf jaar. Daarnaast zijn er in veel contracten nog optiejaren toegevoegd. Bij een wederzijdse goede samenwerking, wil je hier natuurlijk maximaal gebruik van maken. Om de looptijd van contracten te monitoren, is het aan te raden om gebruik te maken van een dashboard.
In dit dashboard staan alle looptijden en de optiejaren van de contracten vermeld. Zo weet je precies wanneer je per contract specifieke vervolgacties moet ondernemen, zoals verlenging of het opnieuw in de markt zetten. De informatie in dit dashboard moet voortdurend kloppend zijn. Maak dus zeker gebruik van het vierogenprincipe. Eén typefout of rekenfout kan er namelijk voor zorgen dat de acties niet op het juiste moment worden uitgevoerd.
Heldere overlegstructuur
Een duidelijke overlegstructuur zorgt ervoor dat een contractmanager altijd de juiste informatie ophaalt vanuit de organisatie en de leveranciers, zowel voor de huidige contracten als de reeds lopende contracten. Leveranciers bieden diensten, klanten hebben wensen. Door deze partijen en behoeften op het juiste moment samen te brengen, creëer je een optimale samenwerking tussen leverancier en eindgebruiker.
Verwachtingen managen
Organisaties zitten niet stil en groeien of krimpen voortdurend. Een flexibele leverancier zorgt ervoor dat de kwaliteit van de dienstverlening door blijft lopen, maar schakelt ook op de kwantiteit bij wijzigingen. Goede aanpassingen vergen tijd. Een eindgebruiker ziet graag direct aanpassing van de dienstverlening. Dit is helaas niet altijd mogelijk, dus manage de verwachting hiertussen goed. Maak heldere afspraken met de leverancier over contractuele aanpassingen in de dienstverlening en de doorlooptijd om dit goed in te regelen. Wanneer dit vooraf bekend is, voorkom je teleurstelling bij de eindgebruiker.
Scherp op duurzaamheid
Tien jaar geleden lazen we de mooiste doelstellingen van bedrijven op het gebied van duurzaamheid. Het ene rapport was nog mooier en gelikter dan het andere. Deze rapporten waren echter vaak niet concreet en vrijblijvend. Nu zie je een duidelijk kantelpunt, bedrijven houden elkaar scherp als het gaat om duurzaamheid. Duurzaam inkopen begint belangrijker te worden ten opzichte van de prijs.
Maak duurzaamheid dus zeker concreet, meetbaar en laat de ambities aansluiten bij de ambities van de organisatie. De leverancier levert niet alleen producten en diensten, maar is ook leverancier van vooringerichte gedegen rapportages. Denk bijvoorbeeld aan de verlaging van CO2-uitstoot.
Tot slot, het kostenplaatje
Natuurlijk moeten we de kosten niet vergeten. Kosten aan de voorkant zeggen niets over het totale kostenplaatje. Bij dienstverlening draait het om ontlast worden door je leverancier. Een goed ingerichte facturatie, een tevreden interne eindgebruiker en leveringen op tijd, dragen stuk voor stuk bij aan de totale kostprijs. Dus vergeet niet: Een goed ingericht proces bepaalt uiteindelijk de totale kostprijs van een product of dienst.
Heeft jouw organisatie hulp nodig bij het Facilitair Contractmanagement? Puur en Partners heeft de professionals in huis voor het beheer, de inrichting en aanbesteding van jouw facilitaire contracten. Neem contact met ons op, dan sparren we erover!
