Wat hebben een kerstpakket, bedrijfsfeest en een nieuw werkplekconcept met elkaar gemeen? Bij alledrie lijk je het nóóit goed te kunnen doen voor je medewerkers. ‘Wat je ook doet, geklaag krijg je sowieso’ vinden veel werkgevers. Onze Senior Projectmanager Maaike denkt hier toevallig anders over. Wij gingen met haar in gesprek over het lanceren van een klachtvrij werkplekconcept.
Maak het verschil
Ondanks het geklaag dat je kunt krijgen, vindt Maaike het regelen van een kerstpakket en bedrijfsfeest juist enorm leuk. ,,Je kunt bij beide namelijk het verschil maken voor je medewerkers. Niets is mooier dan een kerstpakket die alle verwachtingen overtreft. Of een feestje dat gewoon goed zit. Bij beide geldt ook: Regel het goed en zorg voor een perfecte voorbereiding. Dit is niet anders dan met het lanceren van een werkplekconcept of het toetreden van een verbouwd kantoor. Wil je dat de nieuwe werkplek slaagt bij je medewerkers? Bereid het goed voor. Pas dan maak je het verschil.’’
Operational readiness
Die perfecte voorbereiding bij het lanceren van een nieuwe werkomgeving noemen wij ook wel operational readiness. Hierbij kijk je niet alleen naar de verbouwing en het in de praktijk brengen van het concept, maar tref je ook alle voorbereidingen om het verbouwde kantoor weer in te trekken. Denk hierbij aan werkende toegangspasjes, afspraken en spelregels voor flexibel kantoorgebruik, papier dat in de printer zit inclusief aanwezige printinstructies en een gevulde koffiemachine met koffiebonen. Op deze manier voelt elke medewerker zich meteen thuis in het nieuwe kantoor en voelt hij of zij zich niet compleet verloren. Bovendien is je medewerker direct klaar om aan de slag te gaan.
De drie tips om operationeel ready te zijn na verbouwing
Naast het treffen van de daadwerkelijke voorbereidingen, dien je de communicatie niet te vergeten. Wij geven je nog drie tips mee die je kunt toepassen tijdens het uitrollen van je nieuwe (klachtvrije) werkplekconcept.
1. Neem medewerkers mee in het proces
Neem je medewerkers mee in alles wat er speelt. Laat ze op veilige wijze meekijken bij het sloopproces en nodig ze geregeld uit tijdens de daaropvolgende fases. Vier elke mijlpaal feestelijk. Zelfs van het inpakken kun je een feestje maken.
2. Maak de werkwijze binnen het gebouw van tevoren duidelijk
Zorg ervoor dat medewerkers weten hoe alles werkt in het verbouwde kantoor. Waar hang ik mijn jas? Wat doe ik in het nieuwe werkcafé? Waar zet ik mijn fiets neer? Verplaats je in de medewerker en de reis die deze aflegt naar de verbouwde werkplek. Wat kom je tegen en welke vragen zou jij hebben? Beantwoord deze proactief.
3. Zorg dat medewerkers hun vragen kwijt kunnen
Creëer een laagdrempelige plek waar medewerkers terecht kunnen met hun vragen. Niet alleen vóór en tijdens de verbouwing, maar zeker ook erna. Want ook al streven we naar een klachtvrij werkconcept - Wanneer er toch iemand langskomt met een klacht, ben je er snel bij om deze op te lossen. Zo zet je elke klacht om tot een kans voor verbetering. En maak je het verschil voor je medewerkers.
Hulp nodig bij het lanceren van je klachtvrije werkplekconcept? Of bij het toetreden van jouw verbouwde kantoor? Neem dan contact met ons op. Wij staan klaar om aan de slag te gaan.
