Het hybride werken is inmiddels geen vreemd begrip meer. Verre van zelfs. De invulling van het begrip en de vertaling naar de werkomgeving verschilt echter nog vaak. Veel organisaties verstaan onder hybride werken namelijk uitsluitend een combinatie van thuiswerken en op kantoor werken. Maar het is veel meer (en complexer) dan dat. Carolien, onze Expert Huisvesting & Inrichting, neemt je daarom nog eens helder mee in de wereld van hybride werken, het hybride werkplekconcept en de daarbij behorende uitdagingen.
Oké, wat is hybride werken nu?
Hybride werken is een manier van werken waarbij op verschillende plaatsen én tijden goed samengewerkt kan worden. Dit vraagt om andere oplossingen en werkvormen dan wanneer iedereen op dezelfde plek werkt. Als individu maak je elke dag de afweging waar, wanneer en met welke tools je wilt werken. Als team moet je afspraken maken over synchroon of asynchroon werken, wanneer bijvoorbeeld de factor tijd meer wordt losgelaten. De activiteiten zijn leidend voor de plek waar je werkt. Wat dat betreft is hybride werken een vorm van activiteit gerelateerd werken, oftewel Activity Based Working.
Veel organisaties zijn al overgestapt op een hybride werkplekconcept met een variatie aan werk- en ontmoetingsplekken naar wens van de gebruiker. Er zijn echter ook nog veel organisaties die vooral druk bezig zijn met het ontwikkelen van het thuiswerkbeleid, zonder de kantooromgeving voldoende aan te passen aan de veranderende behoefte.
De functie van het kantoor verandert
Door medewerkers structureel de mogelijkheid te bieden om thuis te werken, verandert de manier van werken. Het kantoor functioneert nu voornamelijk als een plek waar mensen met elkaar samenwerken en elkaar ontmoeten. Dit heeft gevolgen voor de kantoorindeling- en inrichting en vraagt om extra aandacht.
Bij organisaties die nog geen veranderingen in de kantoorinrichting hebben doorgevoerd, zal het gebruik van het pand niet meer optimaal zijn. De bezetting van de werkplekken is laag en de mix van faciliteiten sluit niet voldoende aan bij de nieuwe werkbehoefte van de medewerkers.
Dit terwijl veel organisaties met de huidige energieprijzen en stijgende (inflatie)kosten worstelen met de vraag hoe ze de lasten kunnen beheersen.
Afwegingen en onderwerpen die bijvoorbeeld vaak terugkomen bij City Tables van Gemeenten (kennisplatform voor huisvesting bij gemeente) zijn:
Afweging om de temperatuur lager in te stellen
Versnellen met het nemen van duurzaamheidsmaatregelen
Delen van het gebouw een dagdeel of hele dag dichthouden (bijvoorbeeld op vrijdag)
Het gebruik sturen naar bepaalde etages (bijvoorbeeld alleen de
benedenverdiepingen gebruiken, tijdens avond- en/of weekend)
Streven naar een betere spreiding van de bezetting, zodat niet op de
hoogste piek gefaciliteerd hoeft te worden
Reductie van vierkante meters of locaties samenvoegen
Dat de overgang naar hybride werken effect zal hebben op het aantal benodigde vierkante meters in een kantoor, is een feit. Tegelijkertijd zien we de wens en noodzaak dat mensen elkaar blijven treffen en de binding blijven houden met het bedrijf en met collega’s. De blijvende vraag is dus hoeveel je wilt besparen en waar het optimum ligt.
Maatwerk is de oplossing
Carolien ziet maatwerk voor elke organisatie als oplossing: ,,Bij Puur en Partners maken we diverse analyses om samen met de organisatie te bepalen welke mix aan faciliteiten het beste aansluit bij de nieuwe manier van werken. Met ruimtelijke analyses helpen we ze met bovengenoemde afwegingen om het gebruik van het gebouw verder te optimaliseren. Ook denken we mee over alternatieve invullingen voor de vrijgekomen ruimte. Dit door bijvoorbeeld de maatschappelijke functie van een gebouw te vergroten, naar multi-tenant oplossingen te kijken of door meer services aan het gebouw toe te voegen, waardoor medewerkers meer (terug) naar kantoor willen komen.”
Naast de fysieke kant, vraagt hybride werken volgens Carolien tot slot duidelijk om een verandering aan de gedragskant: ,,Een integrale fasegerichte aanpak, waarbij de domeinen HR, IT, FM en Communicatie integraal worden betrokken, is cruciaal. Vanuit een totale ‘employee experience’ wordt die ervaring altijd opgebouwd uit verschillende bouwstenen, zoals de omgeving, services, ICT en de manier van werken. Geef per fase aan wat hybride werken betekent voor de werkomgeving, de beschikbare middelen, het hybride beleid én het gedrag van medewerkers.’’
Zoek je hulp bij het inrichten van het hybride werkplekconcept in jouw organisatie? Neem dan contact met ons op. Wij staan voor je klaar!
