Of je nu al langer op de werkvloer rondloopt of aan het begin van je carrière staat, een project aanpakken volgens een vastgestelde methode is essentieel en zorgt voor succes in jouw organisatie. Maar hoe start je? Hoe krijg je alle mensen mee? Op welke wijze zorg je voor resultaat?
In deze blogreeks delen we graag onze kennis en aanpak binnen projectmatig werken, wat zowel vakkenners als young professionals verder kan helpen. Met vandaag op de planning: Hoe krijg je jouw project succesvol uit de startblokken?
Maar eerst dit
Voordat we inzoomen op de eerste fase van onze aanpak, is het belangrijk om kort antwoord te geven op de vraag: Waarom wil je projectmatig werken?
1. Je creëert structuur: Door te werken volgens een bepaalde methode is het van tevoren helder wie wat wanneer doet. Zo zorg je dat geen stap wordt overgeslagen en de verwachtingen duidelijk zijn.
2. Je werkt efficiënt: Het proces om tot het eindresultaat te komen staat vast. Risico´s zijn sneller inzichtelijk, waardoor anticiperen hierop ook sneller gaat. Het realiseren van het eindresultaat is zo niet alleen efficiënter, maar de kwaliteit zal ook hoger zijn.
3. Je zorgt voor transparantie: Projectmatig werken zorgt voor het gestructureerd vastleggen van projectinformatie. Hierdoor creëer je een heldere en transparante communicatie.
Onze aanpak tijdens projecten
Google op methodes voor projectmatig werken en je wordt om de oren geslagen met termen als PRINCE2, LEAN SIX SIGMA, Agile en Scrum. Tijdens de uitvoer van projecten zijn wij het liefst volledig onderdeel van de organisatie. We passen onze aanpak aan naar de manier van werken bij de opdrachtgever. Dit noemen we ook wel de kameleongedachte voor onze aanpak.
Dit heeft voordelen voor zowel de opdrachtgever als onszelf. Het helpt de opdrachtgever om duidelijke verwachtingen te hebben en onze werkwijze te herkennen. Voor ons is het van onschatbare waarde bij het scherpstellen van het kernprobleem: Wat is het échte probleem dat opgelost moet worden? Wanneer de opdrachtgever geen specifieke aanpak heeft of de beslissing aan ons overlaat, hebben we onze eigen Puur aanpak ontwikkeld voor facilitaire en huisvestingsgerelateerde projecten.
Het startpunt van jouw project: De initiatieffase
Een project is niet zomaar een project. Elke project is uniek, eenmalig en vereist een duidelijk begin en einde. Het heeft een toegewezen budget, zelfs als het eindresultaat nog niet helemaal scherp is. Projecten zijn multidisciplinair en vereisen betrokkenheid van meerdere afdelingen. Bovendien is er altijd een opdrachtgever met het mandaat om beslissingen te nemen.
Wat doe je tijdens de initiatieffase?
Tijdens de initiatieffase is het cruciaal om als projectleider de kaders helder te krijgen. Dit omvat het maken van een gedegen projectplan en het vormen van een projectorganisatie, inclusief een projectgroep. De juiste expertise en informatie van de opdrachtgever moeten worden verkregen en het projectresultaat moet SMART worden geformuleerd.
In deze fase moet je jezelf afvragen wat je wilt bereiken, wie erbij betrokken zijn, waar en wanneer dit zal gebeuren, en vooral: waarom je dit wilt bereiken.
Wat staat er in een projectplan?
In het projectplan moet je ten minste de volgende aspecten beschrijven: scope, doelen, resultaat, plan van aanpak, business case, planning, organisatie, communicatieplan, risicoanalyse en eventuele relaties met andere projecten of programma's.
Het opstellen van het projectplan doe je niet alleen, maar samen met de leden uit je projectgroep. Zij komen uit de organisatie en helpen je onder andere met het creëren van nog meer draagvlak binnen de organisatie.
Wanneer is de initiatieffase afgerond?
Deze fase sluit je af door een akkoord te vragen op het projectplan bij je opdrachtgever. Soms wordt er door de opdrachtgever een stuurgroep gevormd, waarin niet alleen je opdrachtgever zit, maar ook andere (vaak management gerelateerde) personen uit de organisatie.
Is je projectplan goedgekeurd?
Dan heb je een solide basis gevormd voor een succesvol project. Je kunt nu overgaan naar de volgende fase: de definitiefase, waarin je de wensen en eisen van de organisatie verzamelt en in een plan giet. Hierover vertellen we later meer in een nieuwe blog.
Blijf op de hoogte van onze blogreeks om meer te leren over onze aanpak en hoe je jouw projecten naar een hoger niveau kunt tillen.
