Een week uit het leven van een Projectmanager Verhuizingen: Lucy vertelt


Onze projectmanager Lucy leidt momenteel een langdurig verhuisproject bij een bedrijf in Nijmegen tot medio oktober. Hier wordt een van de kantoorgebouwen verduurzaamd, waarbij verschillende maatregelen worden genomen en tijdelijke huisvesting moet worden geregeld. Hoe Lucy haar expertise in herhuisvesting inzet bij deze opdrachtgever? Dat vertelt ze je zelf in haar weekdagboek: 



Eerst nog even wat meer over de opdracht en het gebouw
Het gebouw heeft vijf verdiepingen, inclusief de begane grond. De aannemer werkt per verdieping, wat betekent dat telkens een verdieping wordt leeggemaakt en zes weken later de medewerkers weer terug verhuizen.

De complexiteit van dit project ligt vooral in de tijdelijke huisvesting van de medewerkers, waarbij elke afdeling specifieke wensen heeft voor hun werkplek. Denk aan ruimtes met privacy voor de ondernemingsraad en HR-medewerkers, maar ook een behandelkamer voor de ARBO-arts die van binnenuit af te sluiten is. Daarnaast moet het IT-team voortdurend ondersteuning kunnen bieden, ook fysiek op de locatie. Dit maakt het project erg uitdagend. 


Door naar Lucy's werkzaamheden tijdens een typische werkweek in dit verhuistraject

Dinsdag
''
Twee keer in de maand op de dinsdag hebben we een bouwteamvergadering, waarbij we samenzitten met de aannemer. We bespreken de verdieping waar op dat moment de verbouwing plaatsvindt en de verdieping die als volgende aan de beurt is. Aan de orde komt o.a. meer/minderwerk en de planning. Ik vraag de aannemer nog even om ervoor te zorgen dat vanaf donderdag de containers voor de deur weg zijn, zodat het verhuisbedrijf vrij baan heeft.'' 

Woensdag
''Vandaag loop ik een ronde op de verdieping die donderdag en vrijdag gaat verhuizen. Iedereen heeft vooraf een verhuisinstructie en een duidelijk plan gekregen. En uiteraard voldoende dozen en etiketten. Ik sticker zelf alle meubels in de algemene (vergader)ruimtes, zodat de medewerkers daar geen zorgen over hebben. En natuurlijk controleer ik of de medewerkers correct gestickerd hebben. 

Ik kijk extra of de tijdelijke ruimtes beschikbaar zijn. Het komt namelijk wel eens voor dat iemand ineens besloten heeft om daar een werkplek in beslag te nemen.  Daarnaast zorg ik ervoor dat de verhuizers de juiste rechten hebben om het terrein op te komen.''

Donderdag en vrijdag
''
Tijd voor de drukke verhuisdagen! Ik ben al vroeg uit bed om de verhuizers op tijd te kunnen ontvangen bij de locatie. Het is een dag waarin alles samenkomt. De leverancier neemt de AV-middelen, de koffiemachines en de printers mee voor de opslag. En de verhuizers brengen de spullen van de medewerkers naar de tijdelijke werkplek en nemen het restant in opslag.Daarnaast zorgen zij ervoor dat ze de computeren, schermen en docking stations weer netjes aansluiten op de tijdelijke werkplekken.

Zelf begeleid ik de verhuizers zodat ik er zeker van ben dat alles op de juiste plek terecht komt. 

Als de verdieping leeg is, loop ik nog een laatste rondje om te kijken of we niks zijn vergeten. Ik laat daarna de verdieping stofzuigen en lever het op aan de aannemer. Er kan weer een verdieping worden verbouwd en verduurzaamd!''

Hele week continu vooruit denken
''
Naast de verhuisactiviteiten, denk ik altijd vooruit naar de volgende verdiepingen:

  • Wat zullen we doen met de gebedsruimte en hoe communiceren we daarover?
  • De inpandige sportschool gaat ook verhuizen. Wat hebben we nodig qua klimaatbeheersing in de tijdelijke ruimte, in welke ruimte kan dat en wie gaat de fitness apparatuur verhuizen?
  • Zijn de sleutels van bepaalde ruimtes bijgemaakt en uitgedeeld? 

Een werkweek van een Projectmanager Verhuizingen is dus nooit saai. Én je zit nooit stil!''
 

Lees hier meer over hoe wij verhuisprojecten aanpakken en jou helpen in herhuisvesting.