Er zijn veel projectmanagement methoden beschreven in de literatuur en eveneens gedoceerd in alle (Facilitaire) opleidingen. Deze methodische aanpak is gebaseerd op het stapsgewijs, gestructureerd en zo risicoloos mogelijk doorlopen van projecten – van de initiatiefase tot en met de operationalisering en de overdracht naar het beheer. Bij grote corporates en overheidsinstanties wordt regelmatig vastgesteld welke methoden worden toegepast. Of men heeft er zelf een ontwikkeld. In basis zijn de stappen altijd:
Al deze stappen zijn bedoeld om goed stakeholdermanagement uit te voeren, tijd en budget te beheersen en milestones te borgen. Dit werkt uitstekend. Is het echter ook altijd goed toepasbaar binnen het Facilitair werkveld? Waarbij ook veel ‘softe’ onderwerpen een rol spelen, zoals smaak en beleving?
Geen zwart-wit werkveld
Het facilitair werkveld is niet zwart-wit, maar omvat juist een groot stakeholderveld om als projectmanager te managen. Vaak is er een regieorganisatie welke kosten beheert en de exploitatie(kosten) in de grip wil hebben én houden. Er zijn eindklanten met wensen, die vaak nog abstract en vanuit gevoel worden weergegeven. Daarnaast zijn er veel suppliers welke de gerealiseerde projecten dienen te onderhouden. Dit alles binnen vaak een strakke tijdslijn en gelimiteerd budget. Facility wordt tenslotte lang niet altijd als onderdeel van het primaire proces gezien, maar levert een indirecte bijdrage aan de bedrijfsdoelen.
Het Facilitair Projectmanagement vereist daardoor skills welke verder gaan dan bovenstaande projectmanagementstappen. Skills die ervoor zorgen dat een project flexibel wordt ingestoken. Hiervoor is een open en dienstverlenende houding nodig, mét oog voor de kaders welke zijn mee gegeven. Het gebeurt bijvoorbeeld regelmatig dat in een korte periode de initiatie en designing moet worden bewerkstelligd en hierbij veel ‘neuzen dezelfde kant op moeten komen te staan’.
Zoek co-creatie op
Om dit goed te realiseren zal de Facilitair Projectmanager een vorm van co-creatie dienen op te zoeken. Hierin wordt vanaf het begin, vanuit alle disciplines die van invloed zijn, integraal nagedacht over de vraag áchter de vraag. Dit om zo alle risico’s en mogelijkheden in een zo kort mogelijke periode boven water te halen. Het goed vastleggen hiervan, inclusief de mitigerende maatregelen, is hier key. Hierbij worden al in vroeg stadium de specialisten betrokken die gezamenlijk mee brainstormen over mogelijke oplossingen, waarbij op high level al directe feedback van de eindklant gegeven kan worden. Ook kan er verder doorgevraagd worden, waardoor vraag en mogelijke oplossing elkaar in vroeg stadium maximaal begrijpen. Dit kan gezien worden als de zogenaamde ‘stage gate’ meetings, waarin constante afstemming heerst tussen vraaginterpretatie en uitwerking van oplossingen. Dit verloopt heel duidelijk van grof naar fijn.
Voor de projectmanager geeft dit veel draagvlak. Het voorkomt namelijk dat er bij alle losse loketten het akkoord moet worden gehaald of dat men tussen tegenstrijdige belangen komt te staan. Hier heeft de projectmanager van begin tot eind profijt van, aangezien het een gezamenlijk gebouwde oplossing is welke van grof naar fijn steeds verder is uitgewerkt. Hierdoor kunnen latere invloeden of veranderende wensen ook relatief gemakkelijk worden opgevangen en bijgesteld, indien mogelijk. Er is namelijk al maximale beleving van iedereen gericht op de inhoud. Dit voorkomt veel inhoudelijke vragen over de totstandkoming van eerdere inzichten.
Echt teamgevoel
Niet onbelangrijk is dat co-creatie ook zorg draagt voor een goede sfeer in de projecten. Er heerst een écht teamgevoel. Er mogen fouten gemaakt worden, maar deze worden gezamenlijk weer gesignaleerd en gerepareerd. Met name onder tijdsdruk is dit een belangrijke succesfactor voor het welslagen van een project. Ook leveranciers zijn meer betrokken en daardoor meer integraal meedenkend in plannings- en scopewijzigingen.
Op deze wijze kan de projectmanager zorgdragen voor een leuk, degelijk, maar tóch flexibel project. Waarbij gezamenlijk de verantwoording over tijd, geld en kwaliteit breed wordt gedragen binnen het team. Met als resultaat? Een tevreden eindklant!
Door onze Puur Partner Daniël Holleman.
