DHL ‘Future of Work’: De creatie van een inspirerend en toekomstbestendig werkplekconcept 
DHL kwam bij Puur en Partners terecht met een glashelder vraagstuk en ambitie wat betreft de toekomst van hun kantoorgebouw in Maastricht. ‘’Wij willen ‘employer of choice’ zijn en een aantrekkelijke en toekomstbestendige werkomgeving bieden’’, luidde het zeer duidelijk. 

De scope van het project
Het huidige pand was echter niet ingericht voor de gewenste faciliteiten die horen bij de nieuwe manier van werken. De openbare ruimte was nodig toe aan een transformatie om daadwerkelijk als echte ontmoetingsplek voor medewerkers te fungeren. 

Het gezamenlijke doel en onze taak hierin was duidelijk. Het traject naar een toekomstbestendig kantoor voor DHL startte. Gedurende het hele proces heeft het creëren en borgen van draagvlak binnen de organisatie de rode draad gevormd. Het betrekken van alle mensen, van eindgebruiker tot aan de directie, is immers essentieel bij dit soort projecten. 

Het onderzoek
Om de juiste behoeftes van alle gebruikers te achterhalen, zijn we het project gestart met een grondig onderzoek op verschillende niveaus binnen de organisatie.

Strategische sessie
Tijdens deze sessie hebben we interviews gehouden met het senior management van DHL. Hierin zijn verschillende onderwerpen aan bod gekomen, zoals de vastgoedvisie en de visie op (thuis)werken. Deelnemers zijn uitgedaagd bij verschillende prikkelende stelling een voor of tegen standpunt in te nemen, met als doel een gezamenlijk visie te formuleren.

Tactische sessie
Om de tactische eisen te achterhalen zijn zowel de facilitair managers als de IT-managers geïnterviewd om de faciliteiten en mogelijkheden van het gebouw te identificeren. Denk hierbij aan het ophalen van informatie over bezettingsgraadmetingen, historische data en de validatie van bestaande gegevens. Een goede, gecontroleerde basis is het halve werk!

Work activity survey en interviews
Om de bestaande én de gewenste manier van werken in kaart te brengen is er een work activity survey op maat opgesteld. Je krijgt immers enkel de juiste antwoorden, als je de juiste vragen stelt. Met de uitkomst van deze survey zijn er diepte-interviews uitgevoerd met afgevaardigde van alle teams binnen DHL om de wensen te verifiëren. Waar nodig zijn bijzonderheden verder onderzocht. Met al deze informatie is er per team een factsheet opgesteld waarin de manier van werken is vastgelegd. 

Het ontwerp
Aan de hand van bovenstaand onderzoek en een uitgebreid adviesrapport, zijn we samen met de stakeholders van DHL gekomen tot een passend en praktijkgericht ontwerp voor het werkconcept. Hoe dit eruitziet?

Het pand van DHL leent zich uitermate goed voor een gestapeld ontwerp, door het aantal verdiepingen en de omvang van deze verdiepingen. Op basis van de voorgestelde persona’s binnen het nieuwe werkconcept is het ontwerpteam aan de slag gegaan met de verschillende indelingen van de verdiepingen van het pand, op volgorde van de activiteiten van de teams.

Het kantoor als ontmoetingsplek
De begane grond is de plek waar gedeelde faciliteiten zijn samengebracht. Hier vind je het restaurant, de bistro, de pakketservice, flexwerkplekken en de HUB. Deze HUB is de nieuwe samenwerkplek voor alle medewerkers in het pand. In de HUB is een grote variatie aan ontmoetingsplekken samengebracht in een open, speelse ruimte. Aangrenzend aan deze ruimte zijn openbare vergaderruimtes en de Play room toegevoegd. Het restaurant is multifunctioneel inzetbaar en niet meer enkel gericht op de lunchtijd.

Dynamiek op de werkvloer
De eerste paar verdiepingen boven de HUB zijn werkgebieden voor dynamische teams. Deze teams hebben bijvoorbeeld callcenter activiteiten of werken vaak in projectteams, die binnen de werkomgeving in groepen (luid) samenwerken.

Rust en focus
De bovenste verdiepingen zijn ingericht voor teams die het grootste gedeelte van de dag geconcentreerd moeten werken, een controlefunctie hebben of privacygevoelig informatie verwerken. 

De mixed user
Op de verdiepingen tussen bovengenoemde uitersten hebben we gezorgd voor een indeling die ‘voor ieder wat wils’ biedt. Variatie is hier het sleutelwoord: we hebben voorzien in een diversiteit aan werkplekken/ ruimtes. 

Het resultaat
Samen met alle betrokken partners hebben we het kantoorpand van DHL getransformeerd van een klassieke en conservatieve werkomgeving naar een hybride en inspirerend werkconcept. Een omgeving die tot in de puntjes is afgestemd op elke soort gebruiker en die uitnodigt om te ontmoeten. Kortom, een omgeving waar je graag komt als medewerker. Om te werken, te sparren, te praten, te brainstormen, samen te werken en te verbinden. Hiermee is DHL met het ‘Future of Work’ concept klaar voor de toekomst. 

De klant aan het woord
‘’De samenwerking met Puur en Partners is instrumenteel geweest in het succes van ons Future of Work concept. Hun professionele advies gedurende de ontwerpfase en de uitstekende begeleiding tijdens de uitvoering hebben ons in staat gesteld om het gehele concept op tijd en compleet te lanceren. Een samenwerking waarin bedrijfslijnen vervaagden, waarin teamwork centraal stond en waar gezamenlijke doelen werden gesteld en vastgehouden om zo een best mogelijk resultaat voor onze medewerkers te waarborgen.’’
Cindy Muyters, VP Head of SSC-Maastricht, DHL Finance Services BV and DHL Express Global Head of Key Account Desk

‘’De persoonlijk aanpak en breed inzetbare kennis van Puur en Partners heeft enorm veel bijgedragen in dit hele project. Het is geen organisatie die van afstand heeft meegewerkt, ze hebben zich opgesteld als nauw betrokken partner. Met oog voor detail, veranderingen en signalen zaten ze voortdurend kort op de bal. Ze waren volledig onderdeel van het projectteam en hebben in elke fase hun expertise waargemaakt op weg naar ons nieuwe werkconcept.’’
Roger van den Bosch, Facility Manager DHL 

‘’De kracht van Puur en Partners zit echt in de mensgerichte visie. De hoeveelheid tijd en energie die is gestoken in het betrekken van alle stakeholders middels interviews, sessies en enquêtes is erg bijzonder. Op deze wijze is iedereen vertegenwoordigd in het concept en gedurende het traject hebben ze een groot draagvlak en betrokkenheid gecreëerd binnen de hele organisatie. Dit is een zeer sterk gegeven geweest.’’
Ralf Luijs, Facility Expert DHL