De zorgorganisatie Envida, met circa 4000 medewerkers en 800 vrijwilligers, bevindt zich in een transitiefase naar een toekomstbestendige wijkzorg. Onderdeel van deze transitie is een herstructurering van de huisvesting. Hierbij worden 25 wijksteunpunten teruggebracht naar 6 regiokantoren en 12 satellietpunten. Om deze omvangrijke herhuisvestingsopgave in goede banen te leiden en daarnaast een facilitaire afdeling op te zetten, werd Leonie Willems aangesteld als projectadviseur vastgoedbeheer.

Het project
Het project betrof het herstructureren van de huisvesting van Envida, waarbij regiokantoren en satellietpunten moesten worden ingericht en verhuizingen gecoördineerd. Dit werd gedaan in lijn met de ambities van Envida’s meerjarenstrategie. Daarnaast werd Leonie ingeschakeld om een facilitaire afdeling te ontwikkelen, aangezien deze momenteel ontbrak binnen de organisatie. 

Verantwoordelijkheden van Leonie
Leonie had als projectadviseur vastgoedbeheer de leiding over de herhuisvestingsopgave van Envida. Haar verantwoordelijkheden bestonden uit:

• Het ontwikkelen van schuifplannen en het coördineren van verhuizingen.
• Het inrichten van kantoren, waarbij zoveel mogelijk gebruik werd gemaakt van bestaand meubilair.
• Het opstellen van een inventarisoverzicht en coördineren van in- en uitgaand meubilair.
• Het maken van indelingstekeningen en het coördineren van offertes, levering en plaatsing van meubilair.
• Het opstellen van een inrichtingsbeleid voor uniformiteit binnen de regiokantoren.

Daarnaast was ze betrokken bij de ontwikkeling van de facilitaire afdeling, waarvoor ze een producten- en dienstencatalogus opstelde en de facilitaire processen beschreef.

De uitdagingen 
Een van de belangrijkste uitdagingen was het coördineren van verhuizingen en herinrichtingen terwijl de dagelijkse werkzaamheden van de zorgorganisatie doorgingen. Het vinden van een balans tussen het gebruik van bestaand en nieuw meubilair, en het waarborgen van uniformiteit tussen de verschillende locaties, vroeg om een doordachte aanpak. Daarnaast speelde het ontbreken van een centrale facilitaire afdeling een rol, waardoor Leonie als aanspreekpunt diende voor facilitaire vragen en verantwoordelijkheden.

Het resultaat
Aan het einde van het project waren drie van de zes regiokantoren volledig operationeel en ingericht. Voor de overige drie kantoren lagen verbouwplannen klaar en was een tijdelijke passende inrichting gerealiseerd. Het opgestelde inrichtingsbeleid zorgt voor uniformiteit in de inrichting van de regiokantoren. Daarnaast werd een aanzet gemaakt voor de beschrijving van facilitaire processen en werd een advies uitgebracht voor verdere professionalisering van de facilitaire organisatie.

De toegevoegde waarde
De toegevoegde waarde van Leonie lag in de veelzijdigheid van haar projectmanagementtaken. Naast het coördineren van verhuizingen en kantoorinrichtingen, wist ze ook de facilitaire vraagstukken efficiënt op te lossen. Dit zorgde voor een directe ontlasting van de eindgebruikers, wat een positieve invloed had op hun productiviteit en welzijn. Leonie bood bovendien een vast aanspreekpunt voor facilitaire vragen, wat de interne communicatie en samenwerking binnen Envida verbeterde.

"Bij de afdeling Vastgoed maken we het onmogelijke mogelijk. Dat heeft Leonie zeker waargemaakt."
Toine van Oirschot, Manager Vastgoed Envida