Misschien ben jij nu bezig met het afvinken van je laatste werkzaamheden, voordat je welverdiende vakantie begint. Die allerlaatste mail de deur uit, out-of-office aan en daarna lekker onderuit zakken met de voeten op het bureau. Nu misschien nog op je thuiswerkplek, maar na je vakantie ga je wellicht weer gedeeltelijk op kantoor aan de slag. Brainstormen met collega’s in de vergaderruimte, waar ook mensen online inschakelen. Het geconcentreerde bureauwerk verricht je het beste thuis, maar een bakje koffie doen met die ene collega hoeft gelukkig niet meer remote. Met andere woorden, alle werkzaamheden die jij uitvoert in een werkweek hebben een andere type werkplek of zelfs locatie. En dat is precies wat een activity-based workplace faciliteert – De best passende werkplek voor alle verschillende activiteiten in een organisatie. Klinkt heel eenvoudig, maar wat komt hier nou allemaal bij kijken? Hoe maak je het tot een succes?
Voor elke activiteit een werkplek
Laten we je als eerste vertellen dat het creëren van een activity-based werkplekconcept niet is bedoeld om op korte termijn flink kosten te besparen. Nee, het gaat juist om gericht investeren in de toekomstige werkomgeving. Een omgeving waarin medewerkers hun activiteiten optimaal uitvoeren en waar onderlinge team effort wordt verbeterd. Op lange termijn levert dit dus juist véél meer op.
Met dit in het achterhoofd, moet je natuurlijk wel weten welke activiteiten in de organisatie zoal worden uitgevoerd. Dit verschilt namelijk sterk per afdeling en team. Op de ene werkvloer wordt vooral veel geconcentreerd bureauwerk uitgevoerd, terwijl een verdieping erboven voortdurend wordt vergaderd om gezamenlijk te ontwikkelen en creëren. Ook zal je na je vakantie merken dat het ‘hybride’ werken nu heel normaal is. Vergaderingen met deels fysiek aanwezige collega’s en deels online ingelogde personen is niet meer gek of raar. De veelgehoorde kreet ‘working from home is here to stay’ is nu relevanter dan ooit.
De eindgebruiker staat voorop
Om een succesvol activity-based workingconcept te creëren, dien je de unieke mix aan activiteiten binnen de organisatie te achterhalen. Hoe werken alle medewerkers? Wat vinden ze het fijnst? Je wilt natuurlijk voorkomen dat je enthousiast start met het creëren van een flexibele ‘work area’, om er vervolgens achter te komen dat de medewerkers het liefst aan een fixed desk (vast bureau) werken.
Wij starten daarom altijd eerst met input vergaren bij de beleidsmakers van de organisatie. Hoe ziet de langetermijnvisie op huisvesting eruit? Wat wordt er verwacht van de werkplek? Dit zodat we in grote lijnen de mogelijkheden en beperkingen van het pand in beeld krijgen. Vervolgens richten we ons vooral op de eindgebruiker zelf. Uiteindelijk moet een medewerker die werkplek gaan gebruiken en dit ook optimaal willen benutten. Middels een onderzoek krijgen we duidelijk welke activiteiten een medewerker uitvoert in een werkweek, van socializen tot ‘even sparren’.
Met deze informatie kunnen we ‘from the bottom’ een ideale activity-based werkomgeving creëren, waarin we het langetermijnbeleid in huisvesting direct meenemen. Een werkplek afgestemd op de medewerker en gericht op de toekomst. Dat is precies wat we willen bereiken!
Laat het nieuwe concept landen in de organisatie
Wij zien vaak dat organisaties na het uitwerken van een nieuw werkplekconcept direct starten met de uitvoering ervan. Voordat de aannemer op de stoep staat, vinden wij het echter belangrijk dat het concept juist eerst goed landt binnen alle teams en afdelingen. Ook al is het concept volledig gericht op de medewerker, je moet deze natuurlijk wel inlichten en kennis laten maken met de nieuwe werkplekken.
Aan de hand van verschillende workshops geven we medewerkers en managers inzicht in hoe je het maximale uit de nieuwe werkomgeving haalt. Hierbij kijken we altijd verder dan onze neus lang is. Zo adviseren we managers over hoe om te gaan met het managen op afstand in de hybride werkomgeving en welke faciliteiten hiervoor aanwezig zijn. Kortom, we denken aan alle facetten om de werkplek zo optimaal mogelijk te gebruiken. Volgens ons is een activity-based werkplekconcept namelijk pas écht succesvol, wanneer het in de praktijk ook effectief wordt gebruikt en het bijdraagt aan de totale work effort in de organisatie. Wanneer we hier volledig zeker van zijn, pas dan gaan we samen rond de tafel zitten met die aannemer.
Aan de slag!
Afgelopen jaren hebben wij al veel werkplekconcepten ontwikkeld, gecoördineerd en in de praktijk gerealiseerd. Hierdoor hebben we de conceptuele kennis en uitvoerende daadkracht in huis om elke organisatie mee te nemen in de implementatie van een nieuw werkplekconcept. Van de research en conceptontwikkeling tot de realisatie en ingebruikname van de nieuwe werkplekken, wij staan klaar om onze mouwen op te stropen.
Maar… Geniet jij nu vooral lekker van je vakantie. Als je erna weer actief aan de slag gaat op kantoor en nieuwsgierig bent naar onze best practices in activity-based working, kun je altijd contact opnemen met Noel Tijssen of Judith van der Lee!
Foto: Project Mercedes-Benz
