In onze blogreeks ‘succesvol projectmatig werken’ hebben we de vorige keer gesproken over het op gang brengen van jouw project in de initiatieffase. Nu je bent gestart, de projectorganisatie is opgezet en het projectplan is goedgekeurd, is het tijd om over te gaan naar de definitiefase. Deze fase is het hart van jouw project en draait om het verder vormgeven. In deze blog neemt onze projectmanager Gijs je mee in hoe je de definitiefase aanpakt.
Om mee te beginnen: Wat lever je op tijdens de definitiefase?
In deze fase gaat het erom dat een zo goed en compleet mogelijk beeld wordt gemaakt van het resultaat. Het eindproduct van deze fase is een goedgekeurd programma van eisen. Dit programma heeft in het verdere verloop van je project meerdere doelen:
Stap 1: De stakeholdersanalyse
Om een grondig overzicht te verkrijgen van alle behoeften, eisen en wensen is het essentieel om zoveel mogelijk input te verzamelen. Dit kun je op diverse manieren bereiken. Maar voordat we daar dieper op ingaan, is de eerste stap het bepalen wie je nodig hebt om een nauwkeurig beeld te vormen van het beoogde resultaat. Oftewel, het uitvoeren van de stakeholdersanalyse.
Met deze analyse kijk je naar wie direct en indirect invloed en belang hebben bij jouw project. Hierbij kijk je niet alleen naar de organisatie, maar ook naar de bredere context, zoals leveranciers, regelgevende instanties en andere externe betrokkenen. Realiseer je dat deze lijst (bijna) nooit af is. Gedurende je hele project kan het speelveld van belanghebbenden telkens veranderen. Hierop dien je uiteraard te anticiperen om zo het beste eindresultaat te behalen.
Stap 2: Het bureauonderzoek
Om effectief te communiceren met je stakeholders is het van groot belang om je te verdiepen in de informatie die al aanwezig is. Juist dán kun je voor het programma van eisen goed de diepte in gaan. Welke beleidsstukken zijn er? Lopen er andere lopende projecten, programma’s en initiatieven die van invloed kunnen zijn op jouw project? Allemaal vragen die je meeneemt tijdens je bureauonderzoek om de juiste informatie op een rij te zetten.
Stap 3: Vergaren van input
Nu we weten wie we moeten betrekken en wat er al speelt binnen de organisatie, is het tijd om diepgaand te gaan verkennen middels het vergaren van input. Dit kun je op verschillende manieren aanpakken. Hier enkele methoden die je kunt gebruiken:
Zorg voor een gevarieerde mix van deze methoden en koppel de verzamelde input nog eens terug aan de stakeholders. Herkennen zij zich in jouw vertaling van de input? Laat de stakeholders de opgehaalde input ook prioriteren. We vragen vaak een Porsche, terwijl een Nissan misschien het maximaal haalbare is. Kortom, als er keuzes gemaakt moeten worden, welke keuzes zouden zij dan maken?
Stap 4: De input omzetten naar het conceptprogramma
Het is belangrijk om te beseffen dat het programma van eisen een opzichzelfstaand document is dat zelfstandig begrepen moet kunnen worden. Met het programma van eisen ga je namelijk in de volgende fase de markt op om een geschikte ontwerper te selecteren.
Een deel van de inhoud van je programma kan dus overlappen met onderwerpen die je al in je projectplan hebt behandeld. In deze fase kunnen deze onderwerpen echter meer zijn aangescherpt. Het programma van eisen bevat doorgaans het doel en de scope van het project. Wat er nog meer kan worden opgenomen? Hier een kleine selectie:
Functionele eisen - Technische eisen - Kwaliteitsnormen - Duurzaamheids- en milieueisen - Juridische eisen - Eisen met betrekking tot onderhoud, beheer en ondersteuning - Eventuele acceptatiecriteria - Tijdlijnen en mijlpalen.
Stap 5: Checken van het conceptprogramma
Om je stakeholder betrokken te houden, is het belangrijk dat ze zich gedurende het proces invloedrijk blijven voelen. Presenteer het conceptprogramma daarom aan hen of aan een afvaardiging van hen en vraag om feedback. Dit heeft een positieve impact op je draagvlak.
Stap 6: De goedkeuring
Heb je alle feedback uit de vorige stap verwerkt? Dan ben je klaar om het programma van eisen ter goedkeurig voor te leggen aan je opdrachtgever of de stuurgroep van de opdrachtgever.
Tussen de formulering van het programma van eisen en het uiteindelijke resultaat zit best wel wat tijd. Houd er dus rekening mee dat behoeften in de loop van der tijd kunnen veranderen. Bespreek dit met je opdrachtgever en maak afspraken over hoe om te gaan met eventuele wijzigingen.
Klaar voor de volgende fase!
Oh nee, toch niet. Vergeet namelijk niet dit belangrijke punt tijdens het afronden van deze fase: Blijf communiceren met de organisatie en stakeholders. Hoe je dit doet? Hierover vertellen we later meer in blogs over stakeholdermanagement en verwachtingsmanagement.
Wanneer je alle zes stappen van de definitiefase succesvol hebt doorlopen en het programma van eisen is goedgekeurd ga je door naar de volgende fase, waarin je op zoek gaat naar een ontwerper. Hierover vertellen we later meer in de volgende blog.
