Ergens in je leven ben je vast en zeker wel eens verhuisd, bijvoorbeeld van het ouderlijk huis naar het eerste eigen plekje. De hoeveelheid spullen is dan misschien nog beperkt. Naarmate je ouder wordt, verzamel je meer spullen en wordt verhuizen naar een nieuwe plek steeds ingewikkelder. Bij de verhuizing naar een nieuwe werkomgeving is dat niet anders. Onze verhuisexpert Rob Prevoo deelt ons stappenplan om te komen tot een soepele verhuizing:
De bekende 80/20-regel
Zakelijke verhuizingen komen niet vaak voor; het is eerder sporadisch dan een regelmatig terugkerend proces. Binnen een organisatie neemt de hoeveelheid spullen echter ook steeds toe. Daarom is de overgang naar een nieuwe werkomgeving een complexe gebeurtenis die een grondige voorbereiding vereist. Het verhuizen zelf bestaat in feite voor 80% uit voorbereiding en slechts 20% uit daadwerkelijke uitvoering.
Stap 1: Maak een projectplan
Een (zakelijke) verhuizing is eigenlijk een op zichzelf staand project. En elk project start je natuurlijk met een plan van aanpak. Lees in onze blog over de initiatieffase nog maar eens terug wat hierbij komt kijken.
Het kan goed zijn dat de projectgroep voor de verhuizing een andere samenstelling heeft dan de projectgroep voor het totale project.
Stap 2: Inventariseren, inventariseren, inventariseren
Je kan feitelijk alleen goed verhuizen als je weet wat je hebt. Het ontwerp geeft aan welke nieuwe items moeten worden aangeschaft, en dit is al geregeld via inkoop. Daarnaast laat het ontwerp zien welke bestaande items hergebruikt zullen worden in de nieuwe kantooromgeving. Maak dit helder zichtbaar, want het vormt de basis voor de verhuizing. Deze inventarisatie geeft ook inzicht in wat er overblijft. Denk alvast na over de bestemming van deze items. Worden ze verkocht, gedoneerd aan medewerkers, of geschonken aan verenigingen en stichtingen in de omgeving?
Stap 3: Maak vervolgens de integrale inventarisatie
Tijdens de verhuizing komen niet alleen de spullen die je moet verhuizen naar de nieuwe werkomgeving, maar komt alles samen. Zorg dus voor een nauwkeurig overzicht van alles wat in die periode samenkomt op het nieuwe adres.
Stap 4: Maak nieuwe processen en werkwijze inzichtelijk
Een nieuw werkconcept kan ook leiden tot nieuwe processen en werkwijzen voor de organisatie. Het verwelkomen van gasten op de nieuwe afdeling of het ontvangen van goederen kan bijvoorbeeld anders verlopen. Deze veranderingen in processen en werkwijzen kunnen ook gevolgen hebben voor de te verhuizen items. Overleg met de medewerkers over hoe de nieuwe processen zullen verlopen en bepaal gezamenlijk wat er nodig is voor een succesvolle verhuizing.
Stap 5: Bepaal de uitgangspunten voor de verhuizing en planning
Welke aspecten zijn cruciaal voor jouw organisatie en dienstverlening tijdens de verhuizing? Denk aan essentiële voorwaarden, zoals het sluiten van de "winkel". Het is van belang om naar de kritieke processen binnen jouw organisatie te kijken. Wanneer is de meest geschikte tijd voor de verhuizing? Kan dit doordeweeks plaatsvinden, of is een weekend meer geschikt? Identificeer ook wie er nodig is tijdens de verhuizing en houd rekening met de leveringsdata van je leveranciers, zoals voor groenvoorzieningen of nieuw meubilair.
Stap 6: Aanbesteding van verhuisbedrijf
In onze eerdere blog hebben we het aanbestedingsproces al eens uitgebreid uiteengezet. Voor de aanbesteding van het verhuisbedrijf geldt hetzelfde. Het is belangrijk om helder te formuleren welke bijzondere items, zoals zware kluizen of apparatuur, moeten worden meegenomen in deze aanbesteding. Bij een verhuizing gaat het niet alleen om materiële bezittingen, maar er kunnen ook andere aspecten spelen.
Een programma van eisen is ook hier essentieel. Vaak maakt een locatiebezoek deel uit van het aanbestedingsproces, zodat het beoogde verhuisbedrijf een goede inschatting kan maken van de benodigdheden, tijdsduur en eventuele over het hoofd geziene zaken. Deze stap zorgt ervoor dat het verhuisbedrijf adequaat wordt geselecteerd.
Stap 7: Opstellen van verhuisplan ‘automatisering en telefonie’
Nu je op de hoogte bent van het tijdstip, de betrokkenen en de planning van de verhuizing, is het essentieel om gedetailleerd vast te stellen hoe de overgang van automatisering en telefonie zal plaatsvinden. De kernpunten hierbij zijn bereikbaarheid en effectieve communicatie. Hoe wordt er tijdens de verhuizing nog gewerkt, mogelijk thuis of elders? Of moet alles in één keer worden stilgelegd ('down')?
Stap 8: Opstellen van stickerplan
Met de definitieve indelingstekeningen uit eerdere stappen weet je nu precies waar elk item geplaatst moet worden. Bespreek met het verhuisbedrijf welke kleuren stickers op welke verdieping en locatie worden gebruikt. Maak in een 'van-naar lijst' duidelijk welke sticker aan welk item moet worden toegekend.
Stap 9: Opstellen van het draaiboek
Het draaiboek bevat alle afspraken, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden met betrekking tot de verhuizing. De fasering, het stickerplan, de tekeningen en de communicatie dienen als basis voor het draaiboek.
Stap 10: Communiceren
Het is belangrijk dat medewerkers weten wanneer, wat, en hoe ze moeten inpakken. Stel daarom een heldere verhuisinstructie op, waarbij het stickerplan als leidraad dient. Elk item moet voorzien worden van een sticker, en er zal ook uitgebreid gecommuniceerd moeten worden met externe partijen.
Maak tijdig een lijst op van de partijen die geïnformeerd moeten worden. Moet er bijvoorbeeld een nieuwe postbus worden aangevraagd? En moet de post tijdelijk worden doorgestuurd van het oude naar het nieuwe adres?
Stap 11: het is V-day!
De start van de verhuizing is eindelijk aangebroken. Alle items zijn voorzien van stickers, en het tijdschema is duidelijk. Op de nieuwe locatie hangt per ruimte een overzichtelijke indelingstekening, zodat iedereen weet waar alles moet komen. Na een laatste inspectie met de voorman en het regelen van aanspreekpunten op elke locatie voor het verhuisbedrijf en andere leveranciers, is iedereen goed geïnstrueerd. Nu is het tijd om de laatste inspanningen te leveren en te zien hoe maanden, misschien wel jaren, van voorbereiding zich onder je eigen ogen ontvouwen van 2D-tekeningen tot 3D-realiteit.
Tip voor deze dag(en): Zorg voor goede catering! Een goede lunch en een gezamenlijke evaluatie aan het einde van de dag helpen de sfeer te behouden tijdens deze intensieve periode.
En dan… Is de verhuizing voltooid.
Je collega's betreden hun nieuwe werkomgeving. In de eerste dagen zal niet alles vlekkeloos verlopen. Misschien werken niet alle zaken op de nieuwe locatie zoals verwacht, of is iets zoekgeraakt of beschadigd. Dit hoort erbij. Zorg ervoor dat je van tevoren een goed ingericht proces hebt opgesteld en gecommuniceerd, zodat je collega's met dergelijke zaken weten waar ze terecht kunnen. Bovenal: geniet van wat jij en je team hebben bereikt - een prachtige nieuwe werkomgeving!
Binnenkort verschijnt de laatste blog in onze reeks: Afronding van je project en enkele tips over communicatie en stakeholdermanagement gedurende het project.
Nu al hulp nodig met jouw verhuisproject? Neem dan zeker contact met ons op. We helpen je graag verder.
