In de eerdere blogs van onze blogreeks ‘succesvol projectmatig werken’ hebben we de initiatiefase en de definitiefase behandeld. Ook zijn we dieper ingegaan op het creëren van een interieurontwerp door op zoek te gaan naar de perfecte architect. Op papier hebben we nu een duidelijk beeld van hoe het eruit zal zien. Maar wat gebeurt er hierna? Onze projectmanager Daniel neemt je mee in het proces van het vertalen van het ontwerp naar de uiteindelijke oplevering van de werkomgeving.
Stap 1: Inkopen doen
Dit is de eerstvolgende stap na de ontwerpfase. Uit het ontwerp van de architect blijkt namelijk wat moet worden ingekocht, geïnstalleerd en wat eventueel wordt verbouwd.
Verbouwing op de planning?
Hiervoor heb je vakmensen nodig. Denk aan B-, E-, en/of W-aannemers. De 'B' staat voor Bouwkundig, terwijl een 'E'-aannemer zich bezighoudt met Elektrotechniek (alles van de meterkast tot de bekabeling, leidingen, schakelaars, en meer). De 'W'-aannemer is de expert op het gebied van Werktuigbouwkunde, verantwoordelijk voor installaties zoals riolering, sanitair, en klimaatbeheersing.
Selectieproces van alle partijen
Het draait niet alleen om aannemers; voor een complete werkomgeving is meer nodig. Maatwerk, standaardmeubilair, stoffering, en groen moeten ook worden aangeschaft. De tips die eerder werden gedeeld over het vinden van een interieurarchitect zijn hier ook relevant. Een zorgvuldig selectieproces met objectieve criteria helpt je bij het vinden van de beste partijen. Hoe je dit selectieproces aanpakt lees je in deze blog.
Coördinatie is key
Coördinatie is essentieel. Bij complexe verbouwingen kun je ervoor kiezen één aannemer als coördinator in te zetten voor andere partijen. Door de uitvraag op te delen in 'percelen', geef je in het grootste perceel aan wie de coördinatie op zich neemt. Deze partij is dan verantwoordelijk voor afstemming en planning, tegen een vergoeding. Je kunt er ook voor kiezen alles in één uitvraag te bundelen, waarbij de winnende inschrijver automatisch de coördinatie op zich neemt, maar wel tegen een prijsopslag.
Denk goed na over wat je wel en niet in de uitvraag opneemt. Misschien wil je de aannemer alleen voor de verbouwing laten offreren, terwijl je zelf als projectmanager het meubilair en groen regelt. Het is ook mogelijk om elementen van beide benaderingen te combineren, afhankelijk van de situatie.
Stap 2: De tijdelijke huisvesting
Wanneer alles is ingekocht en de algehele planning klaar staat, is duidelijk wanneer en waar acties gaan plaatsvinden. Op die specifieke plekken zijn de medewerkers van de organisatie aan het werk.
Alternatieve oplossing
Het is van essentieel belang dat de dienstverlening zo min mogelijk hinder ondervindt van de aanstaande verbouwing. Kortom, wanneer de kantooromgeving overhoop ligt, moet een alternatieve oplossing worden gevonden voor de medewerkers om hun werk voort te kunnen zetten.
In fases aanpakken
Soms worden verbouwingen gefaseerd aangepakt, waardoor het mogelijk is om met organisatorische maatregelen de medewerkers op de locatie te laten blijven werken terwijl verbouwd wordt. Misschien werkt jouw organisatie al plaats- en tijdonafhankelijk. De verbouwing kan een goede reden om hier nog eens een extra impuls aan te geven.
Begin op tijd
Begin vroegtijdig met het verkennen wat nodig is om een goede werkplek voor de medewerkers te realiseren tijdens de verbouwing. Betrek hier de medewerkers bij. Je vraagt immers of ze tijdelijk overlast accepteren gedurende een bepaalde periode. Een goede werkplek is van belang voor iedereen, en draagvlak van de medewerkers is daarbij essentieel.
En dan gaat het net even anders…
Heb je ooit thuis verbouwd? Dan weet je dat dingen nooit gaan zoals je van tevoren had bedacht. Dit geldt ook voor kantoorverbouwingen. Onverwachte problemen komen aan het licht en daar moet op worden geanticipeerd. Als projectmanager voer je regelmatig overleg met de partijen die de verbouwing uitvoeren, waarbij dit soort kwesties worden besproken. Jij vertegenwoordigt daarbij de belangen van de organisatie.
Tip: Zorg voor het juiste mandaat!
Zorg ervoor dat je het juiste mandaat hebt om tijdens deze besprekingen beslissingen te kunnen nemen. Dit is van cruciaal belang, want ingrijpende veranderingen in het ontwerp wil je mogelijk voorleggen aan je opdrachtgever.
Het is daarom belangrijk om van tevoren met je opdrachtgever te bespreken hoe je ervoor kunt zorgen dat snel en adequaat kan worden beslist bij belangrijke wijzigingen. Zo blijft het proces soepel verlopen, zelfs als de omstandigheden veranderen.
Stap 3: Controleren van alle werkzaamheden
Als het einde in zicht is, moet het werk worden gecontroleerd. Is wat gevraagd is ook daadwerkelijk uitgevoerd? Deze evaluatie vereist enige technische expertise.
Schakel een expert in
Het is handig om een bouwmanager of directievoerder in te schakelen. Je schakelt deze niet aan het einde van het werk in, maar bij voorkeur tijdens de start. Of het liefst al tijdens of aan het einde van de ontwerpfase.
De bouwmanager of directievoerder is regelmatig op de bouwplaats aanwezig en heeft veel contact met de coördinerende partij(en) van de verbouwing. Deze persoon fungeert als jouw vertegenwoordiging als opdrachtgever en voorziet jou van advies over mogelijke aanpassingen, meer- of minderwerk.
Behoud de helikopterview
Met de inschakeling van een expert op de bouwplek, kun jij als projectmanager je richten op het overzien van het gehele project en wellicht op het coördineren van andere leveringen. Zo blijf je goed geïnformeerd en kunnen eventuele aanpassingen tijdig worden doorgevoerd, zelfs terwijl je meerdere aspecten van het project leidt.
Stap 4: Klaar voor de ingebruikname
De verbouwing is achter de rug en er is alleen nog een klein lijstje met opleverpunten waar je met de partijen de laatste afspraken over maakt. Máár, het gebouw of de werkomgeving is wel klaar om in gebruik te nemen. Tijd voor de verhuizing, dus.
Wil je weten hoe je deze verhuizing aanpakt? Dit vertellen we in onze volgende blog.
Benieuwd naar de vorige fases uit deze blogreeks? Hier vind je alle fases op een rij:
