De afgelopen tijd hebben wij je meegenomen in de wereld van projectmatig werken. Projectmatig werken is het werken volgens een vastgesteld stappenplan. Zo namen we je onder andere mee in de initiatieffase en de definitiefase. In onze meest recente blog behandelden we de verhuizing. Nu alles op zijn plek staat en de medewerkers hun weg hebben gevonden in de nieuwe werkomgeving, zijn er hier en daar nog enkele opleverpunten om op te pakken. En daarna, ben je klaar.
Máár vergeet die laatste fase niet
De laatste essentiële fase, de afronding van je project, wordt vaak vergeten. Deze fase biedt niet alleen de gelegenheid om successen te vieren, het geeft jou en de organisatie ook de mogelijkheid om de lesson-learned te trekken uit het project voor toekomstige projecten. Hoe kun je deze afrondingsfase aanpakken? Maaike vertelt het je in 4 stappen:
1. Begin met evalueren
Gedurende het hele project heb je samengewerkt met je projectteam, de stuurgroep en tal van andere belanghebbenden. Door middel van enquêtes, interviews en evaluatiesessies kunnen jullie gezamenlijk vaststellen wat goed is verlopen en wat verbeterd kan worden in toekomstige projecten. Door open en eerlijk met elkaar te communiceren, worden de lessen geleerd en ontstaat er een cultuur van voortdurend leren en verbeteren.
2. Archiveer de documentatie
Zorg voor een goede archivering van essentiële documentatie. Als in de toekomst een vergelijkbaar project wordt gestart, is jouw archief een goede plek voor het vinden van referenties.
3. Vier de successen!
Het vieren van je project met alle stakeholders zorgt voor een gevoel van voldoening en motiveert de stakeholders voor toekomstige projecten. Dit kan informeel, maar uiteraard ook met een formele aangelegenheid.
4. De formele afronding
De evaluatie van het project vormt de input voor de formele afronding ervan. Aan het begin van het project zijn doelstellingen en resultaten vastgesteld, die mogelijk tussentijds zijn bijgesteld door de stuurgroep. Is het gelukt om deze doelstellingen en resultaten te behalen? Hierbij is het belangrijk om ook een financieel overzicht op te stellen. Dit proces staat bekend als het verkrijgen van 'decharge' en markeert het formele einde van het project. Al deze informatie wordt samengevoegd tot een definitief document dat wordt voorgelegd aan de stuurgroep of de opdrachtgever. Nadat dit document is goedgekeurd (en jij het uiteraard in je archief hebt verwerkt), is het project écht afgerond.
En als allerlaatste: nog wat tips voor een goed stakeholdermanagement
Reflecterend op het hele traject zul je beseffen met hoeveel mensen je te maken hebt gehad. We hebben herhaaldelijk gesproken over stakeholders en het belang van effectieve communicatie met hen. Om onze serie blogs over projectmatig werken af te sluiten, eindigen we met een aantal tips hierover:
Projectmatig werken is niet iets wat je er zo maar even bij doet naast je andere werk. Het vraagt aandacht, tijd en vaardigheden. Je moet snel kunnen schakelen op diverse vlakken. Heb jij een project op de planken liggen waar je advies of hulp bij nodig hebt? Neem dan contact met ons op. Wij helpen je graag verder!
